KI in der Rechnungsprüfung: Zahlen und Belege trennen

Eine richtige Summe beweist keine richtige Rechnung

KI in der Rechnungsprüfung braucht getrennte Prüfergebnisse. Die erste Frage lautet: Stimmen die Zahlen? Die zweite: Stimmen Preis und Menge mit Bestellung und Lieferung überein? Ein Betrieb sollte diese Ergebnisse nebeneinander sehen, bevor jemand freigibt. Ein einziges grünes Häkchen verdeckt, welche Frage noch offen ist.

Ein erfundenes Beispiel: Ein Lieferant berechnet zwölf Filter zu je 18,50 Euro netto. Die Rechnung über 222,00 Euro netto und 264,18 Euro brutto bei angenommenen 19 Prozent Steuer geht rechnerisch auf. Im Wareneingang stehen aber nur zehn Filter. Die offene Differenz beträgt zwei Stück oder 37,00 Euro netto. Der Taschenrechner hat die Kartons nicht gesehen.

Microsoft beschreibt diese Trennung beim Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang. Unsere Empfehlung: Starten Sie mit wiederkehrenden Warenrechnungen, für die alle drei Belege vorliegen.

Schritt 1: Der Eingang entscheidet über den Ausleseweg

Der Betrieb trennt strukturierte Daten von Bildbelegen. Eine E-Rechnung enthält maschinenlesbare Angaben; ein einfaches PDF ist laut BMF zur E-Rechnung kein solches strukturiertes Format. Verarbeiten Sie vorhandene strukturierte Rechnungsdaten direkt und lassen Sie deren Format prüfen, statt sie erst in ein Bild umzuwandeln.

Für Scans und einfache PDFs kann ein Dokumentenmodell Angaben herauslesen. Microsofts AI-Builder-Rechnungsmodell liefert unter anderem Rechnungsnummer, Bestellbezug sowie Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Das ist Datenerfassung, noch keine Bestätigung, dass die Ware bestellt oder geliefert wurde.

Bewahren Sie Original, ausgelesenen Wert und Korrektur getrennt auf. Für die technische Erfassung beschreibt unser Beitrag Eingangsrechnungen mit KI vorbereiten den Weg vom PDF zur Buchhaltungsliste. Hier beginnt die Arbeit nach dieser Erfassung.

Schritt 2: Feste Regeln übernehmen die Zahlenprüfung

Die Rechenprüfung verwendet Formeln statt frei formulierter KI-Antworten. Vergleichen Sie je Position Menge mal Einzelpreis mit dem ausgewiesenen Betrag; berücksichtigen Sie dabei vereinbarte Rabatte, Zuschläge und Preiseinheiten. Ein Preis je hundert Stück darf nicht wie ein Stückpreis behandelt werden. Fehlende Werte bleiben offen. Prüfen Sie zuerst, ob der ausgelesene Einzelpreis netto oder brutto ist.

Im Filterbeispiel rechnen Sie 12 × 18,50 = 222,00; 222,00 × 0,19 = 42,18; 222,00 + 42,18 = 264,18 Euro. Diese Rechnung haben wir mit Dezimalarithmetik in Python nachgerechnet. Für den Einstieg reichen dieselben Formeln in Ihrer Tabellenkalkulation. Die steuerliche Einordnung des Umsatzes liefert die Formel nicht.

Legen Sie auch die Rundungsregel fest: Wird je Position oder erst je Steuergruppe gerundet? Gemischte Steuersätze, Gutschriften und Abschläge erhalten eigene Regeln. Unbekannte Varianten stoppen den Vergleich. Die vom BMF beschriebene Validierung von E-Rechnungen prüft Format und Geschäftsregeln; sie ersetzt keinen Liefernachweis.

Schritt 3: Bestellung und Wareneingang liefern den Gegenbeleg

Der Belegabgleich braucht verlässliche Vergleichsdaten. Hinterlegen Sie die Bestellposition mit vereinbartem Preis und Einheit, dazu den bestätigten, dieser Rechnung zugeordneten Wareneingang. Zwei-Wege-Abgleich bedeutet den Preisvergleich mit der Bestellung; Drei-Wege-Abgleich bezieht zusätzlich die eingegangene Menge ein. So beschreibt es Microsoft für Dynamics 365 Finance. Sie brauchen dafür nicht zwingend dieses Produkt.

Im Beispiel bleibt die Rechnung wegen der zwei fehlenden Filter offen. Die zuständige Person klärt, ob ein Wareneingang fehlt, eine Teillieferung vorliegt oder die Rechnung korrigiert werden muss. Die KI darf eine Abweichung zusammenfassen. Sie darf keinen fehlenden Lieferschein erfinden und keinen Wareneingang passend zur Rechnung ergänzen.

Bei Dienstleistungen ersetzt ein bestätigter Leistungsnachweis den Warenbeleg. Schon der Einkauf kann Vergleichbarkeit vorbereiten, wie unser Angebotsvergleich mit KI in Excel zeigt. Legen Sie zulässige Preisabweichungen ausdrücklich fest; übernehmen Sie keine Prozentgrenze aus einem Herstellerbeispiel.

Schritt 4: Fünf Prüffälle machen Ausnahmen sichtbar

Der Test startet mit bekannten Sollwerten. Die folgenden künstlichen Datensätze haben wir mit festen Python-Regeln geprüft: ein fehlerfreier Fall und vier absichtlich eingebaute Abweichungen wurden wie erwartet getrennt. Das ist ein Test der Referenzregeln, kein Nachweis einer KI-Erkennungsquote. Nutzen Sie dieselben Fälle als Abnahmeliste für Ihren Ablauf.

• Fall A, sauber: 12 geliefert, 12 berechnet, 18,50 Euro vereinbart, 222,00 netto und 264,18 brutto. Erwartung: die hier geprüften Zahlen- und Belegvergleiche passen; Freigabe bleibt separat.
• Fall B, Rechenfehler: wie A, aber 220,00 Euro netto, 41,80 Steuer und 261,80 brutto. Erwartung: Positionsbetrag sperren; Netto plus Steuer allein würde den Fehler übersehen.
• Fall C, Mengendifferenz: Rechnung wie A, aber nur 10 Stück im bestätigten Wareneingang. Erwartung: zwei Stück ungeklärt, auch wenn alle Summen passen.
• Fall D, Preisabweichung: 12 Stück zu 19,50 Euro, 234,00 netto und 278,46 brutto; bestellt zu 18,50 Euro. Erwartung: Preisabweichung, trotz korrekter Rechnungssumme.
• Fall E, möglicher Doppelbeleg: wie A; Lieferant, Rechnungsnummer, Währung und Bruttobetrag stehen bereits im Register. Erwartung: zurückhalten und Originalvorgang prüfen, nicht automatisch löschen.

Schritt 5: Die Freigabe zeigt Grund und Zuständigkeit

Die Prüfliste zeigt jede offene Frage einzeln. Kopieren Sie diese Felder in den Testbereich Ihres Buchhaltungsablaufs: Beleg-ID; Bestellposition; zugeordneter Wareneingang; Sollwert; Istwert; Rechenprüfung; Bestellabgleich; Wareneingangsabgleich; möglicher Doppelbeleg; Sperrgrund; zuständige Person; Entscheidung mit Datum. Für Fall C lautet der Sperrgrund: „12 berechnet, 10 bestätigt, 2 ungeklärt“ statt „KI unsicher“.

Ein hoher Erkennungswert ist keine Zahlungsfreigabe. Microsoft beschreibt Konfidenz als Schätzung zur erkannten Angabe. Eine korrekt gelesene Zahl kann trotzdem sachlich falsch sein. Prüfen Sie beim begleiteten Start jeden Beleg und geben Sie dem Auslesewerkzeug keine Rechte für Zahlungen oder Änderungen von Bankstammdaten.

Verwenden Sie zunächst erfundene Belege. Vor echten Daten gehören zulässiger Zweck, Anbietervereinbarung, Zugriff und Löschung geklärt; die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz erläutert den Rahmen. Der Rechnungstext selbst darf keine Arbeitsanweisung an den Ablauf geben.

Die Kosten hängen an der Nachprüfung

Die Kontrollzeit entscheidet über die Rechnung. Unser frei gewähltes Monatsbeispiel setzt 240 Rechnungen mit bisher vier Minuten Arbeit an: 960 Minuten. Mit Auslesen und Regeln nehmen wir anderthalb Minuten Prüfung je Rechnung sowie 80 Minuten für Sonderfälle und Betreuung an. Das ergibt 440 Minuten Aufwand und 520 Minuten rechnerisch frei werdende Zeit.

Bei angenommenen 42 Euro je Arbeitsstunde entspricht das 364 Euro. Ziehen wir beispielhaft 180 Euro laufende Software- und Betriebskosten ab, bleiben 184 Euro vor Einrichtungskosten. Benötigt die Prüfung stattdessen zweieinhalb Minuten, bleiben nur 16 Euro. Das sind nachgerechnete Annahmen, keine Anbieterpreise oder gemessenen Einsparungen.

Fragen Sie deshalb nach Gesamtkosten für Erfassung, Anbindung, Nutzer, Speicherung und Betreuung. Freie Arbeitszeit wird erst dann wirtschaftlich wirksam, wenn der Betrieb sie anderweitig nutzen kann. Bei wenigen Rechnungen und fehlenden Bestellnachweisen würde ich zuerst die Belegablage verbessern, statt eine weitere Anwendung anzuschaffen.

Der erste Durchlauf endet mit einer Ausnahmeliste

Der Betrieb startet mit fünf Fällen ohne Zahlungszugriff. Tragen Sie die oben genannten Sollwerte ein, lassen Sie den vorhandenen Ablauf darüber laufen und vergleichen Sie jedes Ergebnis. Ein durchgewunkener Fehler stoppt die Ausweitung. Erst wenn die Fälle richtig behandelt werden, folgt ein begleiteter Versuch mit freigegebenen Belegen.

Was passiert bei Teilrechnungen? Vergleichen Sie bereits berechnete und bestätigte Mengen mit, damit derselbe Wareneingang nicht mehrfach verbraucht wird. Was passiert ohne Bestellung? Kennzeichnen Sie den Bestellabgleich als OFFEN und leiten Sie an die verantwortliche Person weiter. Ein fehlender Gegenbeleg ist kein bestandener Vergleich.

Wenn Sie den Weg in Ihre vorhandene Software einbauen möchten, beschreiben wir passende interne Automatisierungen. Legen Sie als nächsten Schritt die fünf Testbelege, die Vergleichsdaten und eine verantwortliche Person fest. Das Ergebnis des ersten Durchlaufs ist eine geprüfte Ausnahmeliste.