KI Use Cases identifizieren: Workshop in 90 Minuten

KI Use Cases identifizieren heißt Aufgaben vergleichen

Ein Betrieb beginnt bei der Arbeit, nicht beim Werkzeug. Wer KI Use Cases identifizieren will, sucht konkrete Anwendungsfälle: einen wiederkehrenden Auslöser, vorhandene Unterlagen und ein überprüfbares Ergebnis. „KI im Vertrieb“ ist dafür zu groß. „Aus einer freigegebenen Gesprächsnotiz offene Kundenfragen auflisten“ lässt sich bearbeiten und prüfen.

Für diesen Workshop brauchen Sie drei Personen: jemanden aus dem Arbeitsablauf, jemanden mit Überblick über Daten und Software sowie die entscheidende Person. Dazu kommen Papier oder eine gemeinsame Tabelle und wenige passende Beispielvorgänge. Die Fraunhofer-KI-Toolbox empfiehlt, das Suchfeld einzugrenzen und Ideen nach einheitlichen Kriterien zu vergleichen. Unser 90-Minuten-Ablauf überträgt diesen Ansatz auf einen kleinen Betrieb.

Am Ende stehen drei ausgefüllte Aufgabenblätter und ein Testauftrag. Die Zeitvorgaben sind unser Vorschlag, keine geprüfte Erfolgsgarantie. Ein neues Abo gehört nicht auf die Tagesordnung.

Minute 0 bis 25: Das Team sammelt Tätigkeiten

Das Team begrenzt die Suche auf einen Arbeitsbereich. Nehmen Sie etwa den Serviceeingang, den Einkauf oder die Angebotsvorbereitung. In den ersten zehn Minuten vereinbaren Sie, welches Problem heute stört: lange Bearbeitung, doppelte Eingaben oder wiederkehrende Korrekturen. Ein neuer Chat allein ist noch kein Ergebnis.

Von Minute 10 bis 25 schreibt jede Person Aufgaben auf einzelne Zettel. Beschreiben Sie pro Aufgabe den Auslöser, die Eingabe und die fertige Ausgabe. Aus „Mails automatisieren“ wird: „Neue Serviceanfrage lesen, Thema und fehlende Angaben in einen internen Entwurf übertragen; die zuständige Person bestätigt beides.“ Nehmen Sie nur Aufgaben auf, die tatsächlich wiederkehren.

Nutzen Sie zur Vorbereitung zwei normale Vorgänge und einen schwierigen Fall je Aufgabe. Das Material bleibt im vorhandenen, freigegebenen Arbeitsbereich; der Workshop braucht keine Übertragung an einen KI-Dienst. Doppelungen führen Sie zusammen. Beschwerden mit drohenden Konsequenzen markieren Sie gesondert, statt sie zwischen Standardanfragen zu verstecken.

Minute 25 bis 40: Der Aufwand bekommt eine Zahl

Der Vergleich zählt Bearbeitung und Nacharbeit getrennt. Notieren Sie Vorgänge pro Monat, Personenminuten pro Vorgang und zusätzliche Korrekturzeit. Personenminuten addieren die Arbeit aller Beteiligten; eine Stunde Wartezeit ist keine Stunde Arbeitsaufwand, wenn währenddessen andere Aufgaben erledigt werden.

Die Formel lautet: monatlicher Aufwand = Anzahl × Bearbeitungsminuten + Korrekturfälle × zusätzliche Korrekturminuten. Rechnen Sie Korrekturen nur zusätzlich, wenn sie nicht bereits in der Bearbeitungszeit enthalten sind. Häufigkeit mal Zeit mal Fehlerquote wäre irreführend: Eine fehlerfreie, zeitaufwendige Aufgabe bekäme sonst den Wert null.

Diese ausgefüllten Zeilen sind ein erfundenes Rechenbeispiel, keine erhobenen Betriebsdaten. Die Reihenfolge lautet: Aufgabe; Anzahl; Bearbeitung; Korrekturen; Gesamtaufwand:

• Serviceanfragen einordnen; 120; 4 Minuten; 12 × 5 Minuten; 540 Minuten = 9 Stunden
• Angebotsunterlagen zusammenfassen; 20; 18 Minuten; 4 × 15 Minuten; 420 Minuten = 7 Stunden
• Besprechungsaufgaben notieren; 8; 25 Minuten; 2 × 10 Minuten; 220 Minuten = 3 Stunden 40 Minuten
• Feste Erinnerungen verschicken; 80; 3 Minuten; keine zusätzliche Korrektur; 240 Minuten = 4 Stunden

Minute 40 bis 55: Einfache Regeln bekommen Vorrang

Die größte Zahl entscheidet noch nicht über KI. Die Erinnerungen aus dem Beispiel benötigen vielleicht nur ein vorhandenes Fälligkeitsfeld und eine feste Vorlage. Eine solche Aufgabe bleibt auf der Verbesserungsliste, fällt aber aus der KI-Auswahl. Auch eine bessere Eingabemaske kann fehlende Angaben direkt vermeiden.

Google empfiehlt bei der Problemdefinition, eine optimierte Lösung ohne maschinelles Lernen als Vergleich heranzuziehen. Unser Vorschlag: Schreiben Sie neben jede Aufgabe zuerst „Vorlage“, „Regel“, „vorhandene Softwarefunktion“ oder „variable Texte auswerten“. Erst bei der letzten Gruppe prüfen Sie ein Sprachmodell, also eine KI, die Texte verarbeitet und erzeugt.

Für die Serviceanfrage könnte eine feste Auswahl im Kontaktformular genügen. Für unregelmäßig formulierte eingehende Nachrichten bleibt dagegen ein Entwurf mit menschlicher Kontrolle ein Kandidat. Die genaue Trennung erklärt unser Vergleich von Regel-Automatisierung und KI. Eine kompliziertere Lösung gewinnt nicht durch ihren Namen.

Minute 55 bis 70: Drei Kandidaten durchlaufen die Vorprüfung

Das Team prüft Datenzugang, Kontrollierbarkeit und Fehlerfolgen. Nehmen Sie höchstens die drei aufwendigsten verbliebenen Aufgaben. Fehlt eine Voraussetzung, schreiben Sie die konkrete offene Frage auf und stellen die Aufgabe zurück. Ein hoher Zeitaufwand darf fehlende Datenfreigaben oder unprüfbare Ergebnisse nicht ausgleichen.

Der NIST-Rahmen für KI-Risiken beschreibt für die Einordnung unter anderem einen beschriebenen Einsatzkontext, beachtete Fehlerfolgen und menschliche Aufsicht. Für unseren Workshop übersetzen wir das in vier Fragen. Ein ungeklärtes Feld ist keine Freigabe:

• Daten: Gibt es geeignete Beispiele, und ist ihre Nutzung im vorgesehenen Werkzeug freigegeben? Verantwortliche Person: ___; offener Punkt: ___
• Ergebnis: Kann jemand anhand der Ausgangsunterlagen erkennen, ob die Ausgabe richtig und vollständig ist? Prüfmethode: ___
• Folgen: Bleibt eine falsche Ausgabe vor Zahlung, Zusage, Versand oder anderer Wirkung intern prüfbar? Sperre: ___
• Betreuung: Wer korrigiert Fehler und pflegt den Ablauf, und wie viel Zeit steht dafür bereit? Name/Rolle: ___; Zeit: ___

Der Serviceeingang gewinnt nur unter konkreten Bedingungen

Der Beispielbetrieb wählt die interne Einordnung von Serviceanfragen. Er hat passende Beispiele, eine zuständige Person und überprüfbare Themenkategorien. Der Entwurf löst weder einen Versand noch eine Bestellung aus. Angebotsunterlagen bleiben zweite Wahl, solange unklar ist, wer fachliche Lücken erkennt; Preiszusagen gehören nicht in diesen ersten Test.

Die neun Stunden bisheriger Monatsaufwand sind keine neun Stunden Ersparnis. Als frei gewählte Planung nehmen wir drei Minuten je Anfrage einschließlich Eingabe, Prüfung und Korrektur sowie eine weitere Stunde monatliche Betreuung an: 120 × 3 + 60 = 420 Minuten. Gegenüber 540 Minuten blieben zwei Stunden. Ob das gelingt, muss der Versuch erst zeigen.

Fraunhofer zählt zur Wirtschaftlichkeit auch Vorbereitung, Integration, Qualifizierung und laufenden Aufwand. Schon der Workshop bindet bei drei Personen jeweils 90 Minuten, zusammen 4,5 Personenstunden. Bei angenommenen 35 Euro Stundenwert sind das 157,50 Euro interner Aufwand. Freie Arbeitszeit ist keine automatische Auszahlung.

Minute 70 bis 90: Das Team schreibt den Testauftrag

Der Testauftrag macht aus der Idee eine begrenzte Aufgabe. Übertragen Sie diese Zeilen in ein Blatt; duplizieren Sie es für die beiden übrigen Kandidaten. So bleibt die Auswahl später nachvollziehbar. Unsere Beispieldaten sind bereits eingesetzt, die freien Felder ergänzen Sie im Termin:

• Aufgabe und Auslöser: neue Serviceanfrage intern einordnen; Verantwortliche Person: ___
• Eingabe und Ausgabe: freigegebene Nachricht → Themenvorschlag und fehlende Angaben; Datenfreigabe durch: ___
• Bisheriger Aufwand: 540 Minuten monatlich im Beispiel; tatsächliche Zahl und Herkunft: ___
• Einfachere Alternative: Kontaktformular mit Themenauswahl; noch offene Frage: ___
• Test: 20 neue Fälle, darunter unvollständige, widersprüchliche und fachfremde Nachrichten; Beginn: ___; Entscheidung: ___
• Qualität: Jede Ausgabe wird geprüft, fehlende Angaben bleiben offen, kein automatischer Versand; prüfende Person: ___
• Stopp: Datenfreigabe fehlt, Auswirkungen verlassen den Prüfbereich oder Fehler bleiben ungeklärt; nächster Schritt: ___

Der erste Test liefert die Entscheidung, nicht der Workshop

Der Betrieb prüft dieselbe Aufgabe mit einem festen Maßstab. Die zwanzig Fälle sind unsere gewählte Startmenge, kein statistischer Zuverlässigkeitsnachweis. Halten Sie sämtliche Arbeitsminuten, Korrekturen und verworfenen Ergebnisse fest. Eine anschließend von Hand erledigte Anfrage zählt weiter zum Aufwand. Vergleichen Sie gleich schwierige Fälle und denselben Qualitätsanspruch.

Was tun, wenn keine Aufgabe besteht? Eine offene Datenfrage klären oder zuerst Vorlage und Formular verbessern. Müssen alle drei Kandidaten starten? Nein, einer reicht. Wann wird ausgeweitet? Erst nach einer ausdrücklichen Entscheidung anhand von Qualität, vollständigem Aufwand und Kosten. Unser Vier-Wochen-Plan für kleine Unternehmen führt durch diesen nächsten Abschnitt.

Buchen Sie intern heute 90 Minuten mit den drei genannten Rollen und bringen Sie je Aufgabe die Beispielvorgänge mit. Füllen Sie zuerst die Aufwandszeilen aus. Wenn Sie Unterstützung bei Auswahl und technischer Umsetzung brauchen, nehmen Sie die drei Aufgabenblätter mit in unser kostenloses Erstgespräch.