Angebote mit KI erstellen: drei Felder prüft der Mensch

Ein Angebot bindet Sie, ein Entwurf nicht

Der Unterschied ist juristisch, nicht sprachlich. Wer ein Angebot abgibt, ist nach § 145 BGB an den Antrag gebunden, solange er die Gebundenheit nicht ausdrücklich ausgeschlossen hat. Das Modell, das den Text geschrieben hat, trägt davon nichts.

Deshalb läuft die Arbeitsteilung nicht nach Aufwand, sondern nach Haftung. Die KI darf alles schreiben, was sich später korrigieren lässt: Leistungsbeschreibung, Reihenfolge, Anschreiben, Übersetzung. Sie darf nichts setzen, was Sie im Streitfall bindet.

Drei Felder fallen darunter: Preis, Frist und Haftung. Der Rest eines Angebots ist Fleißarbeit, und Fleiß ist das Einzige, was ein Sprachmodell zuverlässig mitbringt.

Das Preisfeld: 6 Prozent Fehler kosten drei Viertel der Marge

Ein zu niedriger Preis ist der Fehler, den niemand meldet. Angenommen, der Entwurf setzt die Einheitspreise 6 Prozent zu niedrig an, der Auftrag hat 14.000 Euro netto Volumen und Ihre Kalkulation trägt 8 Prozent Marge. Dann fehlen 840 Euro, die Marge sinkt von 1.120 auf 280 Euro, also von 8 auf 2 Prozent.

Nachverhandeln ist dann keine Option. Nimmt der Kunde innerhalb der von Ihnen gesetzten Frist an, steht der Vertrag, denn § 148 BGB bindet die Annahme allein an diese Frist. Wer keine Frist setzt, hängt an der unbestimmten Regel des § 147 Absatz 2 BGB: Annahme ist möglich, bis Sie die Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten durften.

Gegenüber Verbrauchern kommt eine zweite Pflicht hinzu. Nach § 3 der Preisangabenverordnung müssen Sie Gesamtpreise angeben, und wird ein Preis aufgegliedert, ist der Gesamtpreis hervorzuheben. Eine Positionsliste ohne hervorgehobene Endsumme, wie Modelle sie gern ausgeben, erfüllt das nicht.

Das Fristfeld: zwei Fristen, die im Entwurf verschmelzen

Ein Angebot enthält zwei Fristen, und sie haben nichts miteinander zu tun. Die Annahmefrist begrenzt Ihre Bindung. Das Zahlungsziel regelt, wann Geld fällig ist. In Vorlagen stehen beidemal 14 Tage, und genau diese Vorlagen hat das Modell gelesen.

Das Zahlungsziel hat einen gesetzlichen Rahmen. Nach § 286 Absatz 3 BGB kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, gegenüber einem Verbraucher aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Wer diesen Hinweis einem Modell überlässt, verliert ihn irgendwann still.

Bei Bauverträgen existiert eine dritte Frist, die im Angebot nichts zu suchen hat. § 650b Absatz 2 BGB erlaubt dem Besteller, eine Änderung 30 Tage nach seinem Änderungsbegehren in Textform anzuordnen, wenn keine Einigung zustande kommt. Prüfen Sie deshalb nicht nur, ob eine Frist stimmt, sondern ob sie an dieser Stelle überhaupt hingehört.

Das Haftungsfeld: was in Ihren Bedingungen nicht stehen darf

Hier schreibt ein Modell Sätze, die unwirksam sind. Ein Ausschluss der Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit ist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach § 309 Nummer 7 BGB unwirksam, ebenso der Ausschluss für grobe Fahrlässigkeit. Dieselbe Vorschrift verbietet Preiserhöhungsklauseln für Leistungen, die innerhalb von vier Monaten nach Vertragsschluss erbracht werden.

Unwirksam heißt nicht harmlos. Die Klausel fällt weg, die gesetzliche Haftung bleibt, und Sie haben sich um nichts abgesichert, obwohl im Dokument ein Absatz dazu steht. Wer Formulierungen aus fremdsprachigen Vorlagen übernimmt, in denen weite Haftungsbeschränkungen üblich sind, baut sich genau das ein.

Die Lösung ist unspektakulär. Haftung, Gewährleistung und Zahlungsbedingungen stehen als fester Textbaustein in Ihrer Vorlage, geprüft von jemandem mit Zulassung. Das Modell darf diesen Block weder schreiben noch umformulieren noch kürzen.

Der Prompt: Platzhalter statt Erfindungen

Ein Modell füllt jede Lücke, wenn Sie es nicht daran hindern. Der Prompt unten ist zum Kopieren gedacht: Er verbietet die drei Felder ausdrücklich und erzwingt sichtbare Platzhalter in eckigen Klammern.

Die Platzhalter sind kein Formalismus, sondern die Suchfunktion Ihrer Freigabe. Ein Entwurf, in dem noch PREIS in Klammern steht, kann nicht versehentlich hinausgehen. Mit einer Schnittstelle lässt sich das härter absichern: OpenAIs Structured Outputs sichert zu, dass die Antwort dem übergebenen JSON-Schema folgt, Pflichtfelder also vorhanden sind und vor dem Einsetzen in die Vorlage maschinell geprüft werden können.

• Aufgabe: Erstelle aus der Anfrage unten einen Angebotsentwurf für meinen Betrieb. Du schreibst Leistungstexte, Reihenfolge und Anschreiben.
• Verbot 1: Setze keine Preise, keine Einheitspreise, keine Summen. Schreibe in jedes Preisfeld den Platzhalter PREIS in eckigen Klammern.
• Verbot 2: Setze keine Fristen und keine Datumsangaben. Schreibe ANNAHMEFRIST und ZAHLUNGSZIEL als Platzhalter in eckigen Klammern.
• Verbot 3: Schreibe keine Haftungs-, Gewährleistungs- oder Zahlungsklauseln. Schreibe an dieser Stelle nur TEXTBAUSTEIN AGB in eckigen Klammern.
• Pflicht: Liste unter der Überschrift ANNAHMEN alles auf, was du aus der Anfrage geraten hast, jeweils mit der Textstelle, auf die du dich stützt.
• Ausgabe: Anschreiben, Positionstabelle mit Menge und Mengeneinheit, danach ANNAHMEN. Keine Endsumme, keine Grußformel, kein Datum.

Die Freigabe in sechs Prüfungen und zwei Minuten

Die Liste ist auf zwanzig Sekunden je Zeile gebaut. Sechs Prüfungen ergeben zwei Minuten, und diese zwei Minuten kosten bei Arbeitskosten von 39,60 Euro je geleisteter Stunde im Baugewerbe genau 1,32 Euro. Dagegen stehen die 840 Euro aus Abschnitt zwei.

Punkt sechs ist der einzige, der Kopf kostet. Die anderen fünf sind mechanisch und lassen sich auch von jemandem prüfen, der die Kalkulation nicht kennt. Wer den freigegebenen Entwurf gleich ablegt, erfüllt nebenbei § 257 HGB, der abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren verlangt, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Absendung.

• 1. Kein Platzhalter mehr im Dokument. Nach der eckigen Klammer suchen, nicht lesen.
• 2. Endsumme vorhanden und hervorgehoben. Bei Verbrauchern Pflicht nach § 3 PAngV.
• 3. Annahmefrist eingetragen, und zwar als Datum, nicht als Zeitraum.
• 4. Zahlungsziel eingetragen, bei Verbrauchern mit dem Hinweis auf die Verzugsfolge.
• 5. Der Block zu Haftung und Gewährleistung stammt unverändert aus der Vorlage.
• 6. Abschnitt ANNAHMEN gelesen, jede Annahme bestätigt oder gestrichen.

Was ich an Ihrer Stelle täte

Der KI-Entwurf lohnt sich bei wiederkehrenden Positionen. Ja also, wenn Ihre Angebote aus denselben Leistungen bestehen und eine gepflegte Preisliste existiert. Dann übernimmt das Modell das Schreiben, Sie behalten das Rechnen, und die Freigabe bleibt bei zwei Minuten je Angebot.

Nein, wenn jedes Angebot eine eigene Kalkulation ist: Sonderanfertigung, Projektgeschäft, alles mit langer Lieferkette und Preisgleitklausel. Dort ist der Text der kleinste Teil der Arbeit, und ein Entwurf voller Platzhalter bringt Sie keinen Schritt weiter.

Nein außerdem, wenn niemand namentlich freigibt. Eine Prüfliste ohne benannte Person ist eine Datei. Legen Sie eine Person fest, die freigibt, und eine zweite für den Urlaubsfall, und schreiben Sie beide Namen in die Vorlage.

Häufige Fragen

• Darf ich den Kundennamen in den Prompt schreiben? Für den ersten Durchlauf nicht. Schwärzen Sie Name, Adresse und Auftragsnummer mit dem kostenlosen Werkzeug zum Schwärzen von Prompts und lesen Sie nach, welche vier Muster das meiste erwischen.
• Was gilt, wenn der Kunde geändert annimmt? Dann liegt keine Annahme vor. Nach § 150 Absatz 2 BGB gilt eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag, und Sie entscheiden neu.
• Muss ich offenlegen, dass ein Modell mitgeschrieben hat? Für einen Angebotstext, den Sie freigeben und verantworten, verlangt das keine Vorschrift. Der Text ist Ihr Text, sobald Sie ihn freigeben.
• Wie sichere ich das Preisfeld technisch ab? Über ein Pflichtfeld im Schema, das nur Zahlen aus Ihrer Preisliste zulässt, oder über eine einfache Suche nach der eckigen Klammer vor dem Versand.
• Und wenn die Angebote auf der Baustelle entstehen? Dann läuft der Weg über das Diktat, beschrieben in KI-Angebotserstellung im Handwerk.

Der nächste Schritt

Markieren Sie drei Feldarten in Ihrer Vorlage rot. Öffnen Sie die Angebotsvorlage und markieren Sie jedes Feld, das Preis, Frist oder Haftung betrifft; in den meisten Vorlagen sind das vier bis sieben. Diese Felder gehen als Platzhalter in den Prompt, alles andere darf das Modell schreiben.

Danach schicken Sie eine echte, aber abgeschlossene Kundenanfrage durch den Prompt aus Abschnitt fünf und prüfen den Entwurf mit der Liste aus Abschnitt sechs. Nach einem Durchlauf wissen Sie, ob die zwei Minuten halten. Wer Entwurf, Freigabe und Archivierung fest verdrahten will, findet die passenden Leistungen unter Prozesse im Betrieb automatisieren.