KI-Angebotserstellung im Handwerk: vom Diktat zum Angebot

Das Diktat kostet 1,34 Cent, die Bürostunde 39,60 Euro

Das Rechnen ist billig, das Tippen danach ist teuer. Eine vier Minuten lange Sprachnotiz von der Baustelle in einen Angebotsentwurf zu verwandeln, kostet an Modellgebühren 0,012 US-Dollar für die Transkription, denn OpenAI führt gpt-4o-mini-transcribe mit 0,003 US-Dollar je Minute. Für den Entwurf kommen rund 3.600 Eingabe- und 1.200 Ausgabe-Token hinzu, bei gpt-5-mini zu 0,25 und 2,00 US-Dollar je Million Token also 0,0033 US-Dollar.

Zusammen sind das 0,0153 US-Dollar. Beim EZB-Referenzkurs von 1,1403 US-Dollar für einen Euro vom 25. September 2026 sind das 1,34 Cent je Angebot. Der Weg über Gemini 2.5 Flash, das Ton direkt verarbeitet und laut Dokumentation 32 Token je Sekunde Audio ansetzt, liegt bei 1,02 Cent.

Die Gegenrechnung kommt aus der Lohnbuchhaltung. Eine geleistete Arbeitsstunde im Baugewerbe kostete 2025 im Schnitt 39,60 Euro einschließlich Lohnnebenkosten. Wer bisher 25 Minuten je Angebot tippt und künftig 9 Minuten prüft, spart 16 Minuten, also 10,56 Euro. Bei drei Angeboten je Woche, gerundet 13 im Monat, sind das 137,28 Euro.

Vier Schritte, und der Prüfpunkt sitzt in Schritt drei

Der Ablauf hat vier Schritte und einen festen Prüfpunkt. plancraft beschreibt als Anbieter, dass aus Notizen, Sprachaufnahmen, Bildern, Aufmaßen oder Preislisten ein strukturierter Angebotsentwurf entsteht. Dasselbe lässt sich ohne Branchensoftware bauen, wenn Sie die Preisliste selbst in den Prompt legen.

Der Prüfpunkt steckt in der Spalte Quelle, und er lässt sich erzwingen. OpenAIs Structured Outputs sichert zu, dass die Antwort dem übergebenen JSON-Schema folgt, Pflichtfelder also nicht fehlen. Machen Sie die Spalte zum Pflichtfeld, dann sehen Sie auf einen Blick, welche Position das Modell selbst erfunden hat.

• Schritt 1, diktieren statt erzählen: Position für Position sprechen, jeweils Raum, Leistung, Menge, Mengeneinheit, Besonderheit. Vier Minuten reichen für acht Positionen.
• Schritt 2, Stammdaten mitgeben: Leistungstext, Mengeneinheit und Einheitspreis Ihrer Preisliste gehören als Text in den Prompt. Fehlt die Liste, setzt das Modell fremde Marktpreise ein.
• Schritt 3, Tabelle anfordern: eine Zeile je Position mit Menge, Mengeneinheit, Einheitspreis, Summe und einer Spalte Quelle, die auf die Zeile der Preisliste zeigt. Leere Quelle heißt erfundene Position.
• Schritt 4, drei Zeilen prüfen: Mengeneinheit, Materialzuschlag, Nebenleistungen. Erst danach geht der Entwurf in die Angebotsvorlage.

Drei Zeilen kippen den Preis, nicht der Text

Sprachlich gelingt der Entwurf, an drei Zahlen scheitert er. Eine Leistungsbeschreibung zu formulieren ist leicht, Menge, Einheit und Zuschlag richtig zuzuordnen nicht. Das Angebot unten ist ein Rechenbeispiel: Malerarbeiten über 8.140 Euro netto, acht Positionen.

Die drei Zeilen summieren sich auf 563,80 Euro, also 6,9 Prozent des Angebots. Die neun Minuten Prüfung kosten 5,94 Euro, ein Verhältnis von 95 zu 1.

Die Mengeneinheit ist der teuerste Fehler, weil er in beide Richtungen wirkt. Zu hoch, und der Kunde vergleicht Sie aus dem Rennen. Zu niedrig, und Sie sind nach § 145 BGB an den Antrag gebunden, sobald der Kunde zusagt.

• Mengeneinheit: Die Notiz sagt 24 laufende Meter Sockelleiste, der Entwurf schreibt 24 Stück. Bei 4,80 Euro je Meter und 11,50 Euro je Leiste stehen 276,00 statt 115,20 Euro im Angebot, 160,80 Euro zu hoch.
• Materialzuschlag: Das Modell übernimmt den Einkaufspreis aus der Preisliste. Bei 1.240,00 Euro Material und 15 Prozent betrieblichem Zuschlag fehlen 186,00 Euro.
• Nebenleistungen: Abdecken, Abkleben und Entsorgung stehen in keiner Sprachnotiz, weil sie selbstverständlich sind. 3,5 Stunden zu 62,00 Euro Verrechnungssatz sind 217,00 Euro, die niemand berechnet hat.

Der Prompt, der keine Preise erfindet

Vier Regeln entscheiden über die Brauchbarkeit. Ohne sie füllt das Modell Lücken, weil es auf vollständige Antworten trainiert ist. Der Text unten ist zum Kopieren; hinter die Ausgabezeile setzen Sie Transkript und Preisliste.

Regel 4 bringen fertige Werkzeuge selten mit. Sie liefert die Punkte, die Sie beim Kunden klären, bevor aus dem Entwurf ein bindendes Angebot wird. Sonst kommen sie später als Änderungsbegehren nach § 650b BGB zurück, und dann verhandeln Sie über Geld, das schon verbaut ist.

• Rolle: Du bist Kalkulator in einem Malerbetrieb. Du erstellst aus einem Diktat einen Angebotsentwurf und rechnest nichts hinzu.
• Regel 1: Verwende ausschließlich Einheitspreise aus meiner Preisliste. Findest du keine passende Zeile, schreibe in die Spalte Quelle das Wort FEHLT und lasse den Einheitspreis leer.
• Regel 2: Übernimm die Mengeneinheit wörtlich aus dem Diktat. Wandle nie Meter in Stück oder Quadratmeter in Meter um.
• Regel 3: Rechne keine Zuschläge, keine Rabatte, keine Umsatzsteuer.
• Regel 4: Liste am Ende unter der Überschrift OFFEN alle Leistungen, die im Diktat angedeutet, aber nicht bemaßt sind, etwa Abdecken, Entsorgung, Gerüst.
• Ausgabe: eine Tabelle mit Position, Leistungstext, Menge, Mengeneinheit, Einheitspreis, Summe, Quelle. Danach der Abschnitt OFFEN. Kein Anschreiben, keine Grußformel.

Branchensoftware oder eigener Ablauf: der Stand heute

Die integrierte Lösung ist teurer und noch nicht überall fertig. plancraft führt die KI-Angebotserstellung als verfügbare Funktion. HERO Software dagegen kennzeichnet HERO Command, das Angebote aus den Betriebsdaten erstellen soll, auf der eigenen Produktseite als coming soon; verfügbar ist dort bisher der Telefonassistent HERO Voice.

Das Modell kostet 1,34 Cent, das Abo 343 mal so viel. Bezahlt wird nicht das Rechnen, sondern alles danach: Kundenakte, Nummernkreis, Rechnung, Nachkalkulation. Wer das ohnehin in einer Handwerkersoftware hat, kauft mit der KI-Funktion nur eine Zeile dazu.

Beide Anbieter beschreiben ihre Funktionen selbst; eine unabhängige Messung der Entwurfsqualität liegt für keinen von beiden vor.

• plancraft Business: 59,90 Euro monatlich bei jährlicher Vorauszahlung, zzgl. Umsatzsteuer, 47,92 Euro bei zweijähriger Vorauszahlung, ein Büronutzer inklusive.
• HERO OS: 109 Euro monatlich im befristeten Einführungsangebot, regulär 119 Euro, KI-Funktionen laut Preisseite enthalten, das Angebotsmodul aber noch nicht freigegeben.
• Eigener Ablauf über die Schnittstellen: 1,34 Cent je Angebot, kein Abo. Dafür pflegen Sie die Preisliste selbst, und die Übernahme in die Angebotsvorlage bleibt Handarbeit.

Was ich an Ihrer Stelle täte

Ab sechs Angeboten im Monat trägt sich das Abo. Die Schwelle steht in der Rechnung oben: 59,90 Euro geteilt durch 10,56 Euro Ersparnis je Angebot sind 5,7 Angebote. Darunter nehmen Sie den Prompt und die Diktierfunktion Ihres Telefons, darüber die Branchensoftware.

Ja zur KI-Angebotserstellung, wenn Ihre Preisliste gepflegt ist und Ihre Angebote aus wiederkehrenden Positionen bestehen: Malerarbeiten, Sanitärwartung, Elektroinstallation im Bestand. Nein, wenn Sie ohne Preisliste arbeiten oder überwiegend Einzelanfertigungen kalkulieren. Dann setzt das Modell fremde Preise ein, und die Prüfung dauert länger als das Tippen.

Nein auch dann, wenn niemand die drei Zeilen prüfen will. Ein ungeprüfter Entwurf ist kein Zeitgewinn, sondern ein Kostenanschlag, dessen wesentliche Überschreitung Sie nach § 649 BGB unverzüglich anzeigen müssen.

Häufige Fragen

• Wie lang darf die Sprachnotiz sein? Technisch sehr lang, Gemini nimmt laut Dokumentation 9,5 Stunden Audio je Anfrage. Praktisch bleiben Sie unter fünf Minuten, sonst finden Sie beim Prüfen die Stelle nicht wieder, um die es geht.
• Darf ich Kundennamen und Adressen mitsprechen? Für den ersten Durchlauf nicht. Schwärzen Sie Name, Adresse und Telefonnummer mit dem kostenlosen Werkzeug zum Schwärzen von Prompts; wo das reicht und wo nicht, steht in vier Mustern und einer Grenze.
• Welche Felder darf die KI nie allein füllen? Preis, Frist und Haftung. Die Freigabe dazu in sechs Prüfungen steht in Angebote mit KI erstellen.
• Rechnet die KI die Nachkalkulation mit? Nein. Sie liefert den Entwurf, nicht den Ist-Stand. Für die Gegenrechnung aus Zeiten und Materialbelegen brauchen Sie die Auswertung im System.
• Und die eingehenden Angebote der Lieferanten? Das ist der umgekehrte Weg und läuft anders, beschrieben in Lieferantenangebote mit KI in Excel vergleichen.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie das letzte Angebot, das Sie geschrieben haben. Sprechen Sie es in vier Minuten als Diktat nach, schicken Sie es mit dem Prompt aus Abschnitt vier und Ihrer Preisliste durch ein Modell, und vergleichen Sie Zeile für Zeile mit dem Original. An diesem einen Beispiel sehen Sie, ob Ihre Preisliste für diesen Weg gepflegt genug ist.

Bleibt die Spalte Quelle mehr als zweimal leer, liegt es nicht am Modell. Wer den Ablauf samt Freigabe in die eigene Handwerkersoftware bekommen will, findet die passenden Leistungen unter Prozesse im Betrieb automatisieren.