Welche KI kann Rechnungen erstellen? Die ehrliche Antwort

Keine, jedenfalls keine als Rechnungsprogramm

Kein Sprachmodell darf allein Ihre Ausgangsrechnungen schreiben. Es kann den Text formulieren, die Leistung beschreiben und die Zahlen in eine Vorlage setzen. Was es nicht kann: eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer vergeben, den Beleg unveränderbar ablegen, acht Jahre archivieren und ab 2027 ein strukturiertes Format erzeugen, das die Gegenseite maschinell einliest. Genau das verlangt das Gesetz.

Die Frage ist trotzdem berechtigt, denn der Text einer Rechnung ist der leichteste Teil. Die Pflichten hängen nicht am Text, sondern an der Nummernvergabe, am Steuerausweis und an der Aufbewahrung. Ein Rechnungsprogramm löst diese drei Dinge als Nebeneffekt. Ein Chatfenster löst keines davon.

Dieser Beitrag sortiert, was Sie tatsächlich brauchen, wo KI im Rechnungslauf hilft und was ein falscher Steuerausweis kostet. Für die Gegenrichtung, also eingehende Rechnungen, steht der Ablauf in unserer Anleitung zur KI in der Rechnungsprüfung.

Zehn Angaben entscheiden, ob die Rechnung zählt

Eine Rechnung ist ein Formular mit Pflichtfeldern. § 14 Absatz 4 UStG listet zehn davon auf. Fehlt eines, verliert der Empfänger seinen Vorsteuerabzug und meldet sich. Prüfen Sie jeden Entwurf, der aus einem Modell kommt, gegen diese Liste:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und dem Kunden.
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum.
• Eine fortlaufende Nummer, die Sie genau einmal vergeben.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, sofern er vom Ausstellungsdatum abweicht.
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und jede vorab vereinbarte Minderung.
• Steuersatz und Steuerbetrag, bei Steuerfreiheit ein Hinweis darauf.
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers, wenn § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG greift.
• Das Wort Gutschrift, wenn der Kunde selbst abrechnet.

Die fortlaufende Nummer ist der harte Teil

Ein Sprachmodell hat kein Gedächtnis für Nummern. § 14 Absatz 4 Nummer 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Ein Modell im Chatfenster weiß nicht, welche Nummer es gestern vergeben hat. Es rät eine plausible, und plausibel ist bei Rechnungsnummern das Gegenteil von eindeutig.

Dasselbe gilt für die Ablage. § 146 Absatz 4 AO verbietet Änderungen, bei denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und auch solche, deren Beschaffenheit offenlässt, ob sie ursprünglich oder später gemacht wurden. Eine Datei im Downloadordner erfüllt das nicht.

Die Aufbewahrung ist die dritte Pflicht: § 14b Absatz 1 UStG nennt acht Jahre für das Doppel jeder ausgestellten Rechnung, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Ein Chatverlauf ist kein Archiv.

Ein falscher Steuersatz kostet den ausgewiesenen Betrag

Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer schulden Sie trotzdem. § 14c Absatz 1 UStG sagt: Wer einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Absatz 2 geht weiter: Wer Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag.

Das trifft Kleinunternehmer am härtesten. Nach § 19 Absatz 1 UStG sind deren Umsätze steuerfrei, solange der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Ein Modell, das brav 19 Prozent in die Vorlage setzt, erzeugt damit einen unberechtigten Steuerausweis.

Die Rechnung dazu: 24 Rechnungen über je 800 Euro netto mit 19 Prozent ergeben 3.648 Euro ausgewiesene Steuer, die Sie schulden, obwohl Sie sie nicht hätten verlangen dürfen. Berichtigen lässt sich das nach § 14c Absatz 2 Satz 3 bis 5 UStG erst, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, also der Kunde die Vorsteuer nicht gezogen oder zurückgezahlt hat. Das ist ein Brief an jeden Kunden und ein Antrag beim Finanzamt.

Ab 2027 reicht ein PDF im Geschäftsverkehr nicht mehr

Ein schön gesetztes PDF ist keine E-Rechnung. § 14 Absatz 1 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm nach Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Alles andere, PDF eingeschlossen, ist eine sonstige Rechnung.

Empfangen müssen deutsche Betriebe E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ohne Ausnahme; ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft Pflicht.

Als Formate nennt das Bundesfinanzministerium XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. XRechnung liegt in Version 3.0 vor, gültig seit dem 1. Februar 2024 und laut Koordinierungsstelle für IT-Standards mindestens bis zum 31. Juli 2027. Unter 250 Euro brutto bleibt es nach § 33 UStDV bei der kurzen Form, die auch weiterhin als sonstige Rechnung verschickt werden darf.

Drei Stellen, an denen KI im Rechnungslauf hilft

KI gehört vor die Rechnung, nicht in sie. Die Pflichtfelder liefert Ihre Software, die Sprache liefert das Modell. Drei Aufgaben lohnen sich:

• Leistungsbeschreibung: Aus Stundenzetteln oder Notizen eine handelsübliche Bezeichnung nach § 14 Absatz 4 Nummer 5 UStG formulieren. Genau an dieser Angabe scheitern Prüfungen am häufigsten, weil Posten wie Beratung oder Diverses nichts beschreiben.
• Übersetzung: Dieselbe Leistungsbeschreibung für Auslandskunden, mit Ihrem Fachwortschatz als Vorgabe.
• Prüfung vor dem Versand: Ein Modell liest den Entwurf gegen die zehn Pflichtangaben und meldet, was fehlt. Es schreibt nichts, es hakt ab.

Der Prompt, der prüft statt erfindet

Lassen Sie das Modell kontrollieren, nicht ausfüllen. Dieser Prompt ist der Teil zum Mitnehmen: Er erzeugt keine Zahlen, er sucht Lücken. Kopieren Sie ihn, hängen Sie den Rechnungsentwurf als Text an und ändern Sie nichts an den Beträgen, die Ihre Software berechnet hat.

"Du bist Prüfer, nicht Verfasser. Prüfe den folgenden Rechnungsentwurf gegen die zehn Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG. Gib eine Tabelle mit drei Spalten aus: Pflichtangabe, gefunden ja oder nein, zitierte Stelle aus dem Entwurf. Erfinde nichts und ergänze nichts. Nenne danach in höchstens fünf Zeilen: fehlende Angaben, unklare Leistungsbeschreibungen und jede Zahl, die sich aus den übrigen Zahlen nicht ergibt. Rechne Netto plus Steuer gegen Brutto nach und nenne das Ergebnis. Wenn der Bruttobetrag 250 Euro nicht übersteigt, prüfe nur die vier Angaben nach § 33 UStDV."

Den Umgang mit Kundendaten im Prompt klärt unser Beitrag zum Schwärzen vor dem KI-Prompt; das zugehörige Werkzeug steht unter Prompt schwärzen kostenlos bereit.

Empfehlung: 119 Euro im Jahr statt 3.648 Euro Risiko

Nehmen Sie ein Rechnungsprogramm, auch für zwölf Rechnungen im Jahr. sevdesk nennt für den Tarif Rechnung 11,90 Euro brutto im Monat bei monatlicher Zahlung und 9,90 Euro bei jährlicher, also 142,80 oder 118,80 Euro im Jahr; die kostenlose Stufe erlaubt drei Rechnungen im Monat und gibt ZUGFeRD und XRechnung aus. Gegen die 3.648 Euro aus dem Beispiel oben ist der Jahrespreis rund ein Dreißigstel.

Nein zur reinen KI-Lösung würde ich in jedem Fall sagen, in dem Umsatzsteuer ausgewiesen wird oder Geschäftskunden beliefert werden. Ja zur KI, und zwar sofort, bei Leistungsbeschreibung, Übersetzung und der Prüfung vor dem Versand. Das sind die Stellen, an denen Sprache das Problem ist.

Wer die Vorstufe sauber bekommen will, findet den Ablauf in unserer Anleitung zu Angeboten mit KI. Für den Umbau des gesamten Belegwegs lohnt ein Blick in unsere Leistungen zur Prozessautomatisierung.

Häufige Fragen zur Rechnungserstellung mit KI

Drei Fragen kommen immer wieder. Die Antworten stehen im Gesetz, nicht in den Produktbeschreibungen.

• Darf ChatGPT eine Rechnung schreiben? Den Text ja, den Beleg nein. Nummernvergabe, Unveränderbarkeit und Archivierung bleiben außerhalb des Chatfensters, und ohne sie ist der Text kein ordnungsgemäßer Beleg.
• Reicht eine Word-Vorlage? Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto ja, solange Sie die Nummern in einer Liste führen und die Dateien unveränderbar ablegen. Im inländischen B2B-Geschäft endet das mit der E-Rechnungspflicht.
• Kann KI eine XRechnung erzeugen? Technisch ja, die Datei ist XML. Nur hilft das nicht: Die Gültigkeit entscheidet ein Validator gegen die Regeln der Koordinierungsstelle, und den liefert Ihr Rechnungsprogramm mit.

Der nächste Schritt für diese Woche

Nehmen Sie Ihre letzte Ausgangsrechnung und gehen Sie die zehn Punkte durch. Dauert zehn Minuten. Fehlt nichts, sind Sie beim Format: Prüfen Sie, ob Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 ausgibt, und wenn nicht, wann der Hersteller es vorhat.

Fehlt dagegen etwas, ändern Sie zuerst die Vorlage und erst danach den Ablauf. Wer nicht sicher ist, welche der drei Pflichten im eigenen Haus wacklig ist, kann dafür eine Erstberatung anfragen.