KI-Meeting-Protokoll: Teams, Meet und tl;dv im Vergleich

Das vorhandene System bekommt den ersten Versuch

Ihr Betrieb braucht ein Protokoll mit begrenztem Zugriff. Für ein KI-Meeting-Protokoll würde ich zuerst die bereits freigegebene Besprechungssoftware nutzen: Teams im Microsoft-Betrieb, Meet im Google-Betrieb. Ein zusätzlicher Dienst wie tl;dv kommt erst infrage, wenn eine gemeinsame Ablage über verschiedene Besprechungswerkzeuge hinweg den zusätzlichen Verwaltungsaufwand rechtfertigt.

Der Vergleich folgt drei Fragen: Wo liegen die Ergebnisse, wer kann sie lesen und wie verschwinden sie wieder? Das ist eine andere Entscheidung als die anschließende Prüfung von Beschlüssen und Aufgaben in Google Meet. Eine gut geschriebene Zusammenfassung beantwortet keine dieser Zugriffsfragen.

Für den ersten Versuch genügen eine interne Besprechungsart, eine verantwortliche Person und erfundene Projektdaten. Die folgenden Auswahlregeln, Prüfschritte und Zahlen sind redaktionelle Vorschläge, keine gemessenen Kundenergebnisse.

Drei Ergebnisse brauchen getrennte Regeln

Die Zusammenfassung ist nicht das ganze gespeicherte Gespräch. Ein Transkript enthält die verschriftlichten Wortbeiträge; eine Aufnahme zusätzlich Ton und gegebenenfalls Bild. Dazu kommen kopierte Aufgaben, E-Mails und heruntergeladene Dateien. Erfassen Sie diese Ablagen einzeln, bevor Sie eine Löschfrist festlegen.

Bei Teams Intelligent Recap ist die Transkription Voraussetzung; ohne Videoaufnahme bleiben textbasierte Funktionen verfügbar. Dafür brauchen die nutzenden Personen Teams und Teams Premium oder eine passende Copilot-Zusatzlizenz. Google führt Aufnahme, Transkription und KI-Notizen als getrennte Funktionen. „Kein Video“ bedeutet deshalb nicht „keine Gesprächsdaten“.

Schreiben Sie vorab Zweck, erlaubte Gesprächsarten, Empfänger und Löschverfahren auf. Der Europäische Datenschutzausschuss erläutert die Anforderungen an eine passende Rechtsgrundlage, die Information der Betroffenen und eine am Zweck orientierte Speicherung. Für Deutschland gilt zusätzlich: Unbefugte Aufnahmen nichtöffentlich gesprochener Worte können nach § 201 StGB strafbar sein. Ein eingeblendeter Aufnahmehinweis ersetzt diese Klärung nicht.

Teams nutzt OneDrive und die Rechte des Kanals

Teams legt Aufnahmen innerhalb der Microsoft-Umgebung ab. Bei normalen Besprechungen ist es das OneDrive des Organisators, bei Kanalbesprechungen SharePoint. Auch Transkripte werden in OneDrive oder SharePoint gespeichert. Laut Microsofts Speicher- und Freigabedokumentation erhalten interne Eingeladene bei normalen Meetings automatisch Zugriff auf die Aufnahme; externe Personen müssen gesondert freigegeben werden.

Bei Kanalbesprechungen gelten die Kanalberechtigungen. Damit kann jemand die Aufnahme sehen, der nicht im Gespräch saß. Für eine begrenzte Projektgruppe würde ich deshalb ein normales geplantes Meeting wählen und danach die tatsächliche Dateifreigabe kontrollieren.

Die Standardablauffrist beträgt 120 Tage für Aufzeichnungen und Transkripte; die Administration kann sie ändern. Beim Ablauf wandern Dateien zunächst in den Papierkorb. Aufbewahrungsregeln in Microsoft Purview, dem Verwaltungsdienst für solche Vorgaben, können Kopien darüber hinaus erhalten. Der Papierkorb ist kein Datenschutzkonzept. Lassen Sie die zuständige Person bestätigen, welche Regel für Ihr Meeting greift und was aus einer exportierten Zusammenfassung wird.

Meet speichert Notizen als eigenes Google-Dokument

Meet legt KI-Notizen im Drive des Organisators ab. Die aktuelle Google-Hilfe nennt den Ordner „Google Meet“ mit einem Unterordner je Besprechung. Das Dokument wird am Kalendertermin verknüpft. Den alten Ordnernamen „Meet Recordings“ sollten Sie deshalb nicht als Suchanweisung für neue Notizen übernehmen.

Für kleine Betriebe nennt Google unter anderem Business Standard und Business Plus als passende Workspace-Ausgaben. Bei geplanten Meetings sind standardmäßig interne Eingeladene als Notizempfänger vorgesehen. Die Administration kann stattdessen alle Eingeladenen, einschließlich externer Personen, oder nur Organisatoren und Mitorganisatoren vorgeben. Maßgeblich sind die aktuellen Freigabeeinstellungen, nicht die Anwesenheitsliste.

Für die Aufbewahrung greifen grundsätzlich Drive-Regeln; zusätzliche Meet-Regeln in Google Vault, der Aufbewahrungsverwaltung, müssen eigens aktiviert sein. Google nennt Notizen auch dann weiterhin im Geltungsbereich der Drive-Regeln. Es gibt damit keine allgemeine Löschfrist für jeden Betrieb. Lassen Sie die zutreffenden Vault-Regeln und Aufbewahrungssperren zusammen prüfen. Ein sichtbarer Kalenderanhang beweist weder Lesezugriff noch endgültige Löschung.

tl;dv bringt eine zusätzliche Ablage mit

Ein separater Assistent schafft einen weiteren Speicherort. Bei tl;dv finden Sie Aufnahme, Transkript und Notizen im zugehörigen tl;dv-Konto. Die Hilfe beschreibt eine automatische Freigabe an interne Besprechungsteilnehmer; zahlende Pro-Nutzer können diese Voreinstellung ändern. Behandeln Sie einen neuen Mitschnitt daher nicht automatisch als privat.

Für Free-Aufnahmen nennt tl;dv drei Monate bis zur vorgesehenen Löschung, umgesetzt in monatlichen Durchläufen. Für zahlende Nutzer nennt die Datenschutzerklärung die Kontolöschung als Aufbewahrungsgrenze. Wer kürzere Fristen benötigt, braucht ein eigenes nachprüfbares Löschverfahren. Eine frei einstellbare automatische Frist für bezahlte Tarife ist durch die geprüften Hilfeseiten nicht belegt.

Dieselbe Erklärung unterscheidet Speicherung im Europäischen Wirtschaftsraum von wählbarer KI-Verarbeitung in der EU oder den USA. „Europäischer Speicher“ beantwortet also nicht den gesamten Datenweg. Die Hilfe bezeichnet manuelles Löschen von Aufnahmen als endgültig; das belegt keine Löschung bereits exportierter Kopien. Meine Empfehlung: Ein Zusatzdienst lohnt die Prüfung nur, wenn Sie die weitere Ablage samt Freigaben und Löschverantwortung tatsächlich betreuen können.

Fünf Prüfschritte machen den Vergleich greifbar

Ein Berechtigungstest zählt mehr als ein gesetzter Haken. Spielen Sie denselben erfundenen Projekttermin im favorisierten Werkzeug durch. Zwei interne Personen sollen den Entwurf lesen dürfen; ein weiterer Kollege und ein externer Gast sollen keinen Zugriff auf den internen Entwurf erhalten. Halten Sie je Zeile Soll, Ist, Nachweis und verantwortliche Person fest.

• 1. Erfassung: Notieren Sie vor dem Start, ob KI-Notizen, Transkript und Video jeweils ein- oder ausgeschaltet sind. Vergleichen Sie anschließend die tatsächlich entstandenen Dateien.
• 2. Ablage: Tragen Sie Eigentümer und Speicherort jeder Datei ein. Erfassen Sie auch automatisch versendete E-Mails und Kopien in verbundenen Werkzeugen.
• 3. Zugriff: Öffnen Sie jeden Ergebnislink mit den vorgesehenen Testkonten. Ein weitergeleiteter Link darf dem ausgeschlossenen Kollegen oder Gast keinen Zugriff geben.
• 4. Löschung: Entfernen Sie ausschließlich das freigegebene Testmaterial. Dokumentieren Sie Papierkorb, mögliche Aufbewahrungssperre und verbleibende Kopien getrennt.
• 5. Übergabe: Geben Sie eine korrigierte Aufgabenliste frei. Prüfen Sie damit auch den Vertretungsfall: Eine zweite zuständige Person muss Eigentümer und Löschtermin finden können.

Die Nacharbeit entscheidet über die Kosten

Die Lizenz ist nur ein Teil der Rechnung. Unser frei gewähltes Monatsbeispiel umfasst zwölf Besprechungen: bisher je 20 Minuten Nacharbeit, mit KI angenommen acht Minuten Prüfung plus insgesamt 30 Minuten für Zugriffe und Löschung. Das ergibt 240 Minuten vorher und 126 Minuten danach, also rechnerisch 114 Minuten freie Arbeitszeit.

Bei einem angenommenen internen Stundenwert von 40 Euro entspricht das 76 Euro. Kostet die zusätzliche Lösung beispielhaft 60 Euro im Monat, bleiben 16 Euro rechnerischer Vorteil. Kommen im ersten Monat 90 Minuten Einrichtung hinzu, beträgt dessen Ergebnis minus 44 Euro. Die 60 Euro sind eine Rechenannahme, kein Tarif eines genannten Anbieters.

Bereits bezahlte passende Lizenzen erzeugen keine zweite Lizenzrechnung, aber weiterhin Prüfaufwand. Freie Arbeitszeit ist zudem keine automatische Auszahlung. Im Vier-Wochen-Plan für kleine Unternehmen finden Sie den passenden Vorher-Nachher-Vergleich. Zählen Sie dabei auch gescheiterte Protokolle und manuell nachgeholte Arbeit mit.

Drei Fragen führen zum nächsten Schritt

Ihr Betrieb entscheidet nach dem kleinsten beherrschbaren Ablauf. „Welches Werkzeug gewinnt?“ Nutzen Sie zuerst das bereits verwaltete System, sofern Funktion und Zugriff passen. Einen zusätzlichen Dienst würde ich erst wählen, wenn der gemeinsame Zugriff über mehrere Plattformen einen konkreten Arbeitsweg verbessert.

„Reicht eine automatische Zusammenfassung?“ Nur als Entwurf: Beschlüsse, verantwortliche Personen und Termine müssen vor der Weitergabe bestätigt sein. „Wie lange speichern wir?“ Legen Sie die Frist anhand des Gesprächszwecks und geltender Aufbewahrungspflichten fest, getrennt für Rohmaterial und freigegebenes Ergebnis; übernehmen Sie keinen Anbieterstandard ungeprüft.

Nehmen Sie jetzt eine interne Terminserie und füllen Sie die fünf Prüfzeilen aus. Fehlt die betriebliche Freigabe für KI-Verarbeitung, nutzen Sie künstliche Testinhalte oder den bereits freigegebenen manuellen Ablauf. Für eine Anbindung an Aufgabenlisten oder vorhandene Systeme beschreibt unsere Seite zu KI-Abläufen im Unternehmen den nächsten gemeinsamen Arbeitsschritt.