KI-Telefonassistent Gastronomie: 1,59 Euro je Reservierung

Die Grundgebühr ist der kleinste Posten der Rechnung

Der Monatspreis entscheidet hier nichts. Gastronaut nennt als Anbieter für den Telefonassistenten SIA 29 Euro Grundgebühr im Monat, 1,29 Euro je Reservierung und 0,15 Euro je angefangener Minute. Ein Reservierungsanruf dauert angenommen zwei angefangene Minuten, also 0,30 Euro Gesprächskosten plus 1,29 Euro Abschlussgebühr: 1,59 Euro je angenommener Reservierung. Ein Anruf ohne Reservierung, etwa eine Absage, kostet 0,15 Euro.

Dagegen steht der Deckungsbeitrag eines Tisches. Rechnet man mit 70 Euro Umsatz je Reservierung und einer Wareneinsatzquote von 30 Prozent, beides als Beispielwerte gesetzt, bleiben 49 Euro, weil das Personal in der Stoßzeit ohnehin im Haus ist. Die Grundgebühr von 29 Euro ist damit nach 0,61 zusätzlichen Reservierungen im Monat bezahlt, also nach der ersten.

Wer hier aufhört, hat die Frage nicht beantwortet. Die Kostenseite ist bei diesem Preismodell nahezu gleichgültig; entschieden wird an der Frage, ob der Assistent Gäste annimmt, die sonst niemand angenommen hätte.

Eine Aushilfe kostet 46 Cent für dasselbe Gespräch

Auf der Erstlinie ist die KI das teurere Werkzeug. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro je Stunde, das sind 23,2 Cent je Minute und 46 Cent für ein Gespräch von zwei Minuten, Arbeitgeberanteile noch nicht eingerechnet. Der Assistent kostet für dasselbe Gespräch 1,59 Euro, also das 3,5-fache.

Das dreht die Werbeaussage um. Ein KI-Telefonassistent spart in der Gastronomie keine Lohnkosten, solange jemand im Haus ist, der abnehmen könnte. Er verdient sein Geld ausschließlich mit Anrufen, die sonst ins Leere gelaufen wären, und genau diese Richtung rechnen Anbieterseiten nie vor.

Der Druck auf die Marge macht den Unterschied messbar: Laut DEHOGA-Meldung vom 26. Mai 2026 lag der reale Umsatz im Gastgewerbe von Januar bis März 2026 um 5,1 Prozent unter dem Vorjahreszeitraum und um 19,7 Prozent unter 2019, während Energie-, Lebensmittel- und Personalkosten seit Anfang 2022 um bis zu 35 Prozent gestiegen sind.

Drei Betriebsgrößen, nur die verpassten Anrufe gerechnet

Diese Tabelle zählt ausschließlich Anrufe, die sonst niemand angenommen hätte. Angenommen sind 60 Prozent Abschlussquote, 70 Euro Umsatz je Reservierung und 30 Prozent Wareneinsatz; die Kosten stammen aus den SIA-Konditionen oben. Die Zeilen sind mit python3 gerechnet und lassen sich mit eigenen Zahlen in derselben Formel nachbauen: Ergebnis gleich Reservierungen mal 49 Euro minus 29 Euro minus Reservierungen mal 1,59 Euro minus übrige Anrufe mal 0,15 Euro.

• Kleines Lokal, 60 verpasste Anrufe im Monat: 36 Reservierungen, Kosten 89,84 Euro, Deckungsbeitrag 1.764 Euro, Ergebnis 1.674,16 Euro
• Mittleres Restaurant, 180 verpasste Anrufe: 108 Reservierungen, Kosten 211,52 Euro, Deckungsbeitrag 5.292 Euro, Ergebnis 5.080,48 Euro
• Großes Haus, 400 verpasste Anrufe: 240 Reservierungen, Kosten 434,60 Euro, Deckungsbeitrag 11.760 Euro, Ergebnis 11.325,40 Euro
• Schwelle in allen drei Fällen: ab 0,61 zusätzlichen Reservierungen im Monat trägt sich die Grundgebühr
• Gegenprobe Erstlinie: dieselben 60 Anrufe kosten eine Aushilfe 22,24 Euro Lohn statt 89,84 Euro Gebühren

Der Schwellenwert ist die Abschlussquote, nicht der Preis

Auf der Hauptnummer muss die KI einen Menschen schlagen. Nimmt ein Mensch in der Stoßzeit 70 von 100 Anrufen an, was hier als Annahme gesetzt ist, dann gewinnt der Assistent erst oberhalb von 70 Prozent Abschlussquote. Bei 60 Prozent verliert das Haus 10 Reservierungen je 100 Anrufe, bei 50 Prozent 20. Eine Abschlussquote misst man nicht am Gefühl, sondern am Verhältnis von eingegangenen Anrufen zu eingetragenen Reservierungen im Reservierungssystem.

Diese Zahl bekommen Sie nach einer Woche aus dem eigenen System. Gastronaut rechnet nach Anbieterangabe je Reservierung ab, also stehen im Beleg genau die abgeschlossenen Vorgänge, und die Minutenabrechnung zeigt daneben, wie viele Gespräche ohne Ergebnis endeten.

Andere Anbieter rechnen nach Minutenpaketen statt je Reservierung. Ruf Paula nennt als Anbieter Solo mit 150 Freiminuten für 99 Euro, Team mit 350 für 199 Euro und Premium mit 1.000 für 499 Euro. Bei diesem Modell kostet ein abgebrochenes Gespräch genauso viel wie ein erfolgreiches, was die Abschlussquote noch wichtiger macht. Hey Gastroline nennt dagegen keine Preise und bezeichnet die Preislogik selbst als noch nicht abgestimmt.

Zwischen 18 und 21 Uhr ist der Einsatz unstrittig

Im Service klingelt es, wenn niemand Zeit hat. In den drei Stunden zwischen 18 und 21 Uhr laufen Anrufe in fast jedem Haus parallel zum Ausschank, und ein Anruf, der dreimal klingelt und auflegt, ist vollständig verloren. Genau dort ist jede angenommene Reservierung ein Zugewinn gegen null, nicht gegen einen Menschen.

Praktisch heißt das: nicht die Hauptnummer umlegen, sondern eine zweite Nummer einrichten und die Hauptnummer nach dem vierten Klingeln dorthin überlaufen lassen. Dazu die Zeiten nach Betriebsschluss und der Ruhetag. Am Ruhetag nimmt heute niemand ab, und die Reservierung für Freitag entscheidet sich am Dienstag.

Für die Mittagszeit gilt das nicht. Wer mittags ohnehin am Pass steht und das Telefon in Reichweite hat, verschenkt 1,13 Euro je Reservierung, die Differenz zwischen der Gebühr und den 46 Cent Mindestlohn für dasselbe Gespräch.

Vier Punkte kippen die Rechnung

Diese vier Dinge machen aus einem Zugewinn einen Verlust. Sie stehen in dieser Reihenfolge, weil der erste am häufigsten auftritt und der letzte am teuersten wird.

• Nichterscheinen: Der Assistent nimmt auch die Reservierung an, die niemand einhält. Ohne SMS-Bestätigung und Erinnerung, die Gastronaut als Zusatzfunktionen nennt, sinkt der Deckungsbeitrag je angenommener Reservierung, die Gebühr von 1,59 Euro bleibt.
• Allergien und Unverträglichkeiten: Das sind Gesundheitsdaten, und Artikel 9 Absatz 1 DSGVO untersagt ihre Verarbeitung grundsätzlich. Wer sie am Telefon erfassen lässt, braucht die ausdrückliche Einwilligung nach Absatz 2 Buchstabe a. Einfacher: die Frage nicht stellen und den Hinweis auf das Gespräch im Haus verlagern.
• Sonderfälle: Gruppen ab acht Personen, Menüabsprachen und Geburtstagstische gehören an einen Menschen. Legen Sie die Grenze im System fest, statt sie dem Modell zu überlassen.
• Ansage: Seit dem 2. August 2026 gilt die KI-Verordnung, und Artikel 50 Absatz 1 verlangt, dass die Person erfährt, dass sie mit einem KI-System spricht, sofern das nicht offensichtlich ist. Den Geltungsbeginn setzt Artikel 113 auf dieses Datum.

Was ich an Ihrer Stelle täte

Ich würde den Assistenten nur auf den Überlauf legen. Konkret: zweite Rufnummer, Überlauf nach vier Klingelzeichen, aktiv zwischen 18 und 21 Uhr, nach Betriebsschluss und am Ruhetag, mit SMS-Bestätigung und einer Obergrenze von sieben Personen je Reservierung. Die Hauptnummer bleibt tagsüber unverändert.

Ja, wenn das Haus Reservierungen annimmt, im Service regelmäßig Anrufe unbeantwortet bleiben und ein Reservierungssystem vorhanden ist, in das der Assistent schreibt. Nein, wenn das Haus ohne Reservierung arbeitet, wenn die Gäste überwiegend am Tisch oder über eine Plattform buchen, oder wenn der Assistent nur an eine E-Mail-Adresse schreibt statt in den Tischplan: Dann verschiebt er Arbeit, statt sie zu erledigen.

Wie die Trennung nach Rufnummern in einer anderen Branche aussieht, zeigt der Beitrag zum Autohaus. Die Rechnung je verpasstem Anruf in der Werkstatt steht im Beitrag zur Kfz-Werkstatt, und die Umrechnung von Token in Euro je Vorgang im Beitrag zu den KI-Kosten.

Häufige Fragen

Was kostet der Assistent im Monat wirklich? Bei 108 angenommenen Reservierungen und 72 weiteren Anrufen sind es nach den SIA-Konditionen 211,52 Euro. Das Reservierungssystem selbst wird bei Gastronaut getrennt berechnet, die Stufe Basic mit 750 Freiplatzierungen kostet nach Anbieterangabe 89 Euro im Monat.

Lohnt sich das für ein Lokal mit 30 Plätzen? Ja, wenn dort abends regelmäßig Anrufe unbeantwortet bleiben. Bei 60 verpassten Anrufen im Monat ergibt die Rechnung oben 1.674,16 Euro Ergebnis. Nein, wenn abends jemand am Telefon sitzt, denn dann zahlt das Lokal 1,13 Euro je Reservierung zu viel.

Die Preise sind Listenpreise der Anbieter vom 25. September 2026, und die beiden Annahmen zu Gesprächsdauer und Wareneinsatz sind als Beispielwerte gesetzt, nicht erhoben.

Der nächste Schritt

Zählen Sie eine Woche lang die verpassten Anrufe, bevor Sie etwas buchen. Die Telefonanlage oder der Mobilfunkanbieter weist verpasste Anrufe je Stunde aus; notieren Sie nur das Fenster zwischen 18 und 21 Uhr sowie Ruhetag und Zeit nach Betriebsschluss. Multiplizieren Sie das Ergebnis mit 0,6 und mit Ihrem eigenen Deckungsbeitrag je Tisch, und Sie haben die Obergrenze des Nutzens.

Liegt diese Zahl unter 100 Euro im Monat, lassen Sie es. Liegt sie darüber, hören Sie sich in der Hörprobe zum KI-Telefon an, wie ein solcher Assistent klingt; Einrichtung, Ansage und Anbindung an den Tischplan beschreibt unsere Leistung zum KI-Telefonassistenten.