KI-Telefonassistent Physiotherapie: drei Wege zum Termin

Die Anbindung entscheidet, nicht die Stimme

Es gibt drei Wege, keinen vierten. Entweder der Assistent schreibt den Termin in Ihre Praxissoftware, oder er führt einen eigenen Kalender daneben, oder er hinterlässt einen Rückrufzettel. DeskBot nennt für den ersten Weg Albo, iPrax, Medifox, Noventi Ora, TheOrg, TTools und Optica Viva, SpeakKI beschreibt den zweiten Weg offen: software-unabhängig, gebucht wird in Google Kalender oder Outlook.

Der Preisunterschied ist kleiner als der Aufwandsunterschied. 39 bis 225 Euro im Monat stehen einer Behandlung gegenüber, die nach der amtlichen Vergütungsliste seit dem 1. Januar 2026 bei 29,63 Euro für eine Krankengymnastik liegt. Wer den falschen Weg wählt, zahlt nicht mehr Geld, sondern Rezeptionszeit.

Drei Wege, drei verschiedene Aufgaben für die Rezeption

Die Tabelle ersetzt jedes Verkaufsgespräch. Links steht, was der Anbieter verspricht, rechts, was danach noch von Hand passiert. Alle Preise sind Listenpreise der Anbieter, gelesen am 23.09.2026:

• Weg 1, schreibt in die Praxissoftware: DeskBot, 39 Euro Basis plus 19 Euro je Vollzeit-Therapeut, im größeren Tarif 69 plus 39 Euro. Rezeption prüft nur noch Ausreißer. Offen bleibt, über welche Schnittstelle das geschieht, denn die Seite sagt es nicht.
• Weg 2, eigener Kalender daneben: SpeakKI, 39 Euro mit 300 Minuten, 89 Euro mit 800, 249 Euro mit 2.500. Termine stehen in Google oder Outlook und müssen in die Praxissoftware übertragen werden.
• Weg 3, Rückrufzettel und Übergabe: Vokaro bucht standardmäßig in Cal.com, die Praxis überträgt selbst, 99 Euro im Monat plus 290 Euro Einrichtung. Der Anbieter bietet eine individuelle Anbindung an THEORG gegen Aufwand an.
• Ein Kalender, der nur der KI gehört, ist ein Notizzettel mit Internetanschluss.

Was THEORG dokumentiert und was nicht

Die verbreitete Praxissoftware hat keine offene Terminschnittstelle. SOVDWAER beschreibt THEDEX als Weg, über den Patientendaten standardisiert aus einem anderen System übernommen werden, genannt als Partner sind Trainingsgerätehersteller wie Dr. Wolff, proxomed, ERGO-FIT, milon Care und eGym. Termine stehen dort nicht. Ein Anbieter, der trotzdem in THEORG schreibt, tut das über einen Weg, den er Ihnen benennen können muss.

Bei anderen Programmen läuft die Buchung ohne Telefon. MEDIFOX DAN wirbt für MD Therapie damit, dass Patientinnen und Patienten online reservieren und der Termin direkt im Kalender landet. Wer diese Funktion schon bezahlt, braucht den Assistenten nur noch für die Anrufer, die nicht online buchen, und das ist eine kleinere Aufgabe als die, für die Anbieter werben.

Nicht der einzelne Termin ist schwierig, sondern die Serie

Eine Verordnung ist eine Terminkette mit Verfallsdatum. Die Heilmittel-Richtlinie verlangt, dass die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach der Verordnung beginnt, bei gekennzeichnetem dringlichem Behandlungsbedarf innerhalb von 14 Kalendertagen, sonst verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Auf dem Vordruck stehen außerdem Anzahl der Behandlungseinheiten und Therapiefrequenz.

Daraus folgt der wichtigste Punkt im Gesprächsleitfaden. Der Assistent muss vier Dinge aufnehmen: Ausstellungsdatum der Verordnung, Dringlichkeitskennzeichen, Anzahl der Einheiten und gewünschte Wochentage. Bucht er nur einen einzelnen Termin, entsteht Arbeit statt Entlastung, denn die Rezeption legt die restlichen fünf Termine ohnehin per Hand an. Eine Krankengymnastik hat nach der Vergütungsliste eine Regelbehandlungszeit von 15 bis 25 Minuten, die Serie belegt also über Wochen denselben Platz im Plan.

Was die drei Wege im Monat kosten

Gerechnet wird in Behandlungen, nicht in Euro. Grundlage ist der amtliche Preis von 29,63 Euro je Krankengymnastik und 35,59 Euro je Einheit Manueller Therapie. Die folgenden Zahlen sind mit python3 aus den Listenpreisen der Anbieter und diesem Wert gerechnet, für eine Praxis mit vier Vollzeit-Therapeuten:

• DeskBot Smart AB: 39 plus viermal 19 Euro sind 115 Euro im Monat, das entspricht 3,9 Krankengymnastik-Einheiten.
• DeskBot Praxisassistent: 69 plus viermal 39 Euro sind 225 Euro, das entspricht 7,6 Einheiten.
• SpeakKI Professional: 89 Euro, das entspricht 3,0 Einheiten, bei 800 Freiminuten und angenommenen 2,5 Minuten je Gespräch also 320 Anrufe im Monat oder gut 15 an jedem der 21 Arbeitstage. Kosten je Anruf: 0,28 Euro.
• Vokaro Telefon im ersten Jahr: 99 Euro mal zwölf plus 290 Euro Einrichtung, umgerechnet 123,17 Euro im Monat oder 4,2 Einheiten.
• Übertragungsaufwand bei Weg 2 und 3, eigene Annahme von 40 Sekunden je Termin: 320 Anrufe ergeben 3,6 Stunden Abtippen im Monat. Das ist der Posten, der auf keiner Preisseite steht.

Gesundheitsdaten gehören nicht ins Gesprächsprotokoll

Die Diagnose fragt der Assistent nicht ab. Gesundheitsdaten fallen unter Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung, deren Absatz 1 die Verarbeitung grundsätzlich untersagt; Name, Rückrufnummer, Verordnungsdatum und Wunschzeit reichen für einen Termin vollständig aus. Was der Anrufer freiwillig erzählt, gehört nicht ins Transkript, sondern höchstens als Stichwort in die Rückrufnotiz.

Drei Punkte klären Sie vor dem ersten Anruf: Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort und Löschfrist für Aufzeichnungen. SpeakKI gibt deutsche Rechenzentren an, Vokaro nennt Nürnberg bei Hetzner, beides sind Anbieterangaben. Dazu kommt eine Pflicht: Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt seit dem 2. August 2026, dass Anrufer spätestens bei der ersten Interaktion erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen. Wie Sie personenbezogene Angaben vor der Weitergabe an ein KI-Werkzeug entfernen, zeigt der Beitrag zum Schwärzen von Kundendaten vor dem Prompt samt kostenlosem Werkzeug.

Was ich an Ihrer Stelle täte

Ja zu Weg 1, wenn Ihr Programm auf der Liste des Anbieters steht und er Ihnen die Schnittstelle benennt. Lassen Sie sich vor dem Vertrag eine Serie über sechs Termine anlegen und sehen Sie im Terminplan nach. Funktioniert das, sparen Sie die 3,6 Stunden Abtippen, und der Preisunterschied von 26 Euro zwischen SpeakKI Professional und DeskBot Smart AB ist eine knappe Behandlung im Monat.

Nein zu Weg 2 und 3, wenn Ihre Praxissoftware bereits eine Online-Buchung enthält. Dann schicken Sie Anrufer per Ansage dorthin und bezahlen keinen zweiten Kalender. Nein auch bei zwei Therapeuten mit fester Stammkundschaft: 77 Euro im Monat für DeskBot Smart AB sind zwar nur 2,6 Behandlungen, aber der Anrufbeantworter mit Rückruf am Mittag kostet nichts. Wie man solche laufenden Kosten je Vorgang statt je Monat rechnet, steht im Beitrag zu KI-Kosten je Vorgang.

Häufige Fragen

• Wie klingt ein solcher Assistent? Die kostenlose KI-Telefondemo läuft ohne Anmeldung im Browser.
• Darf der Assistent Schmerzpatienten selbst einsortieren? Nein. Er nimmt das Anliegen auf und stellt bei Stichworten wie starken Schmerzen durch oder benachrichtigt sofort; die Entscheidung über einen kurzfristigen Platz trifft die Praxis.
• Was passiert bei Absagen? Prüfen Sie, ob der Assistent absagen und die frei gewordene Zeit an die Warteliste vergeben darf. Genau dort liegt der Ertrag, nicht bei der Neubuchung.
• Lohnt sich das auch für eine reine Privatpraxis? Dort ist der Terminwert höher, die Rechnung fällt also früher positiv aus; die Anbindung bleibt dieselbe Frage. Vergleichbar gerechnet ist das im Beitrag zum KI-Telefonassistenten in der Kfz-Werkstatt.

Der nächste Schritt

Schreiben Sie dem Anbieter vor dem Testmonat eine Frage: Über welche Schnittstelle legt Ihr Assistent eine Serie von sechs Terminen in unserer Praxissoftware an, und was passiert, wenn der Patient den zweiten Termin verschiebt? Kommt keine konkrete Antwort, ist es Weg 2 oder 3, und Sie rechnen die 3,6 Stunden Abtippen mit ein. Wenn Sie die Einrichtung und die Übergabe in Ihre Praxissoftware begleitet haben wollen, führt der Weg über unsere Leistungen.