KI-Telefonassistent Steuerberater: fünf Fragen abfangen

Die Frist für 2025 fällt auf den 1. März 2027

Die Corona-Verlängerung ist ausgelaufen. Für den Besteuerungszeitraum 2024 durften beratene Mandate noch bis zum 30. April 2026 abgeben, geregelt in Artikel 97 § 36 Absatz 3 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung. Ab dem Besteuerungszeitraum 2025 gilt wieder der Regelfall aus § 149 Absatz 3 der Abgabenordnung: letzter Tag des Monats Februar des zweiten folgenden Kalenderjahres.

Der 28. Februar 2027 ist ein Sonntag, abgegeben wird also am 1. März 2027. Die Abgabespitze wandert damit von Ende April auf Ende Februar, also in die Wochen, in denen ohnehin Jahresabschlüsse liegen. Danach greift § 152 Absatz 2 Nummer 1 AO ohne Ermessen: Liegt eine Jahreserklärung nicht binnen 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres vor, wird ein Verspätungszuschlag festgesetzt, nach Absatz 5 Satz 2 mindestens 25 Euro je angefangenem Monat.

Ob in dieser Zeit mehr Mandanten anrufen, misst keine öffentliche Erhebung. Fest steht nur das Datum, und dass jeder Anruf, den die Kanzlei im Februar annimmt, aus einer Erklärung herausgerissene Zeit ist.

Fünf Anliegen darf der Assistent aufnehmen, zwei nie

Der Assistent nimmt auf, er antwortet nicht. telfo beschreibt für Steuerkanzleien genau diese Rolle: Der Assistent erfasst Anliegen, Rückrufgrund, Erreichbarkeit und Leistungsbereich, ohne selbst steuerlich zu beraten, und markiert zeitkritische Meldungen. Das ist keine Beschränkung des Anbieters, sondern die Grenze aus § 57 Absatz 1 Steuerberatungsgesetz: verschwiegen, eigenverantwortlich, gewissenhaft.

Diese fünf Anliegen lassen sich am Telefon vollständig und ohne Fachurteil erfassen. Jede Zeile nennt die Felder, die im Protokoll stehen müssen, damit niemand zurückrufen muss, um die Frage überhaupt zu verstehen.

• Rückrufbitte: Name, Mandantennummer, Rückrufnummer, Zeitfenster, Thema in einem Satz.
• Unterlagen abgegeben: Belegart, Zeitraum, Übergabeweg und Datum. Nicht der Bearbeitungsstand.
• Portalzugang klemmt: Anwendung, Fehlermeldung im Wortlaut, verwendetes Anmeldemittel. DATEV nennt für Meine Steuern SmartCard, mIDentity-Stick oder SmartLogin, und keines davon wird am Telefon zurückgesetzt.
• Post vom Finanzamt: Datum des Schreibens, Finanzamt, Steuernummer, das im Brief genannte Fristdatum. Danach Markierung eilig.
• Neue Mandatsanfrage: Rechtsform, Gewerk oder Branche, gewünschte Leistung, Rückrufzeit.

Zwei Sätze verhindern die teuren Fehler

Zwei Fragen beantwortet der Assistent nie. Die erste ist jede Frage nach einer Zahl: Nachzahlung, Erstattung, Vorauszahlung, Zuschlag. Die zweite ist der Bearbeitungsstand, denn dafür müsste der Assistent in die Kanzleiakte sehen und vorher sicher wissen, wer am Telefon ist.

Hinterlegen Sie beide Ausstiege wörtlich, sonst improvisiert das Modell. Bewährt hat sich diese Form, die den Anrufer nicht abweist, sondern den Vorgang weiterreicht:

• Zahlenfrage: "Zu Beträgen darf ich Ihnen nichts sagen. Ich notiere Ihre Frage mit Ihrer Steuernummer, Ihre Beraterin meldet sich heute oder morgen zurück. Unter welcher Nummer erreicht sie Sie?"
• Stand der Erklärung: "Den Stand sehe ich nicht ein. Ich lege Ihnen einen Rückruf an, Stichwort Einkommensteuer 2025. Passt Ihnen vormittags oder nachmittags besser?"
• Eskalation: Alles mit einem Fristdatum in den nächsten zehn Tagen geht sofort per Nachricht an die zuständige Person, nicht in die Tagesliste.
• Notfall: Prüfungsanordnung, Vollstreckungsankündigung und Kontopfändung werden durchgestellt, nicht protokolliert.

159 Euro im Monat gegen 8,4 Stunden Rezeption

Die Rechnung ist klein genug, um sie im Kopf zu prüfen. Angenommen, eine Kanzlei nimmt 30 Anrufe je Arbeitstag entgegen, das sind bei 21 Arbeitstagen 630 Anrufe und bei 1,5 Minuten je Gespräch 945 Minuten. Der 159-Euro-Tarif von telfo mit 1.500 Freiminuten deckt das, der Solo-Tarif von fonio.ai mit 1.000 Minuten für 99 Euro gerade eben. Beides sind Listenpreise der Anbieter.

Fängt der Assistent die fünf Standardanliegen ab, also 40 Prozent der Anrufe, sind das 252 Gespräche. Rechnet man je Gespräch zwei Minuten Annahme und Unterbrechung, bleiben 8,4 Stunden im Monat an der Rezeption liegen. 159 Euro geteilt durch 8,4 Stunden ergibt 18,93 Euro: Ab dieser Vollkostenstunde trägt sich der Assistent.

Das betreute Paket ändert die Antwort. Digital Apes verlangt ab 1.490 Euro Einrichtung und ab 449 Euro im Monat bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, zusammen 6.878 Euro im ersten Jahr, also 573 Euro je Monat und eine Schwelle von 68 Euro je Stunde. Wie man solche Beträge sauber auf den einzelnen Vorgang umlegt, steht in KI-Kosten je Vorgang berechnen.

§ 62a StBerG schreibt vier Dinge in den Vertrag

Der Vertrag ist hier kein Formalakt, sondern die Erlaubnis. § 62a Steuerberatungsgesetz erlaubt es, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu eröffnen, aber nur unter Bedingungen, und § 203 Absatz 4 StGB stellt unter Strafe, wer die Verpflichtung der mitwirkenden Person unterlässt. Ein Telefonassistent hört Namen, Steuernummern und Anliegen, er ist damit eindeutig eine mitwirkende Person.

Diese vier Punkte gehören vor der Unterschrift geprüft, alle direkt aus Absatz 3 und 4 der Vorschrift:

• Textform, und darin die Verpflichtung zur Verschwiegenheit unter ausdrücklicher Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.
• Die Zusage, sich nur so weit Kenntnis zu verschaffen, wie der Vertrag es erfordert. Das trifft Gesprächsmitschnitte: Wer sie 90 Tage speichert, muss das begründen können.
• Eine Regelung zu Unterauftragnehmern, samt Pflicht, auch diese in Textform zu verpflichten. Sprachmodell, Telefonie und Hosting sind oft drei verschiedene Häuser.
• Bei Leistungen aus dem Ausland der Nachweis vergleichbaren Geheimnisschutzes. Nach Absatz 5 braucht es zusätzlich die Einwilligung des Mandanten, sobald die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient.

Was ich an Ihrer Stelle täte

Ja, wenn die Kanzlei ein besetztes Telefon hat. Ab etwa 25 Anrufen am Tag und einer Person, die daneben Erklärungen bearbeitet, ist die Rechnung oben eindeutig: 159 Euro gegen 8,4 Stunden. Beginnen Sie mit zwei Anliegen, Rückrufbitte und Unterlagenmeldung, und schalten Sie erst nach vier Wochen die übrigen drei frei.

Nein, wenn die Kanzlei unter zehn Anrufe am Tag hat oder wenn Mandanten überwiegend über das Portal kommen. Dann kostet die Einrichtung mehr Zeit, als sie zurückgibt. Nein auch dann, wenn der Anbieter Ihnen den Vertrag nach § 62a nicht vorlegen will. Ein Anrufbeantworter schafft das Aufnehmen übrigens auch, nur sortiert er nichts und ruft niemanden zurück.

Wenn Sie ohnehin gerade prüfen, welche Mandantendaten in ein KI-System dürfen, hilft das kostenlose Werkzeug zum Schwärzen vor dem Prompt und der Beitrag Kundendaten vor dem KI-Prompt schwärzen.

Häufige Fragen

Darf der Assistent sagen, dass jemand Mandant ist? Nein. Schon die Bestätigung der Mandatsbeziehung fällt unter § 57 Absatz 1 Satz 2 StBerG, weil sie in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Der Assistent fragt nach der Steuernummer, er bestätigt sie nicht.

Muss der Mandant zustimmen? Für den allgemeinen Kanzleianschluss nicht, das ist Organisation. Sobald die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient, verlangt § 62a Absatz 5 StBerG die Einwilligung.

Was, wenn das Finanzamt anruft? Durchstellen oder Rückruf innerhalb desselben Tages. Vorabanforderungen nach § 149 Absatz 4 AO setzen eine Frist von vier Monaten nach Bekanntgabe, und sie können nach Zufallsauswahl jeden treffen.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie eine Woche Anrufliste und sortieren Sie jeden Eintrag in eine der fünf Zeilen oben oder in die Spalte "geht nicht". Liegen mehr als 30 Prozent in den fünf Zeilen, holen Sie beim Anbieter den Vertragsentwurf nach § 62a StBerG und die Angabe, wo Mitschnitte liegen und wie lange.

Wie sich ein solcher Assistent anhört, können Sie in unserer Sprachdemo selbst ausprobieren. Für die Einrichtung samt Eskalationsregeln und Vertragsprüfung sehen Sie sich unsere Leistungen an; wie dieselbe Trennung in einer Kanzlei mit Anwaltsrecht aussieht, steht im Beitrag KI-Telefonassistent Anwalt.