KI-Telefonassistent: Kosten für drei Betriebsgrößen

Die Kosten beginnen beim Tarif und enden bei der Nacharbeit

Die Anrufmenge bestimmt den Einstiegspreis. Ein KI-Telefonassistent kostet in unserem Beispiel mit 60 Anrufen im Monat zwischen 53,70 Euro und 141,61 Euro allein für den laufenden Tarif. Bei 720 Anrufen werden daraus 99 bis 284,41 Euro. Die Vergleichsbeträge enthalten 19 Prozent Umsatzsteuer; Einrichtung und menschliche Kontrolle kommen hinzu.

Für einen kleinen Betrieb würde ich zunächst nur Anrufe bei besetzter Leitung oder außerhalb der Bürozeiten übernehmen lassen. Das begrenzt die Aufgabe auf eine brauchbare Rückrufnotiz. Ein Gespräch gilt erst als erledigt, wenn Anliegen, Rückrufmöglichkeit und nächster Schritt stimmen. Wer direkt Termine buchen oder mehrere Anrufe gleichzeitig bedienen will, braucht zusätzlich die passenden Funktionen.

Die folgenden Rechnungen verwenden reguläre Monatspreise aus geöffneten Anbieterquellen vom 2. Oktober 2026 und ausdrücklich gesetzte Beispielmengen, keine gemessenen Kundenergebnisse.

Drei Abrechnungsmodelle brauchen dieselbe Vergleichsbasis

Die Anbieter zählen unterschiedliche Einheiten. Bei IONOS kostet Flex 39 Euro inklusive 30 Anrufen, danach 0,49 Euro je Anruf; die Flatrate kostet 99 Euro. Beide Beträge enthalten Umsatzsteuer. Die Dauer entscheidet bei diesem Anrufmodell nicht über die hier berechnete Tarifsumme.

Bei fonio Solo stehen 119 Euro netto im Monat für 1.000 Minuten. Nach Verbrauch werden automatisch Pakete mit jeweils 100 Minuten für 15 Euro netto ergänzt. Bei Placetel Grow sind es 79 Euro netto für 750 Minuten, zusätzlich 9 Euro für die AI-Rufnummer und 0,19 Euro je weitere Minute.

Unsere Vergleichsregel: monatliche Abrechnung, eine Assistenten-Rufnummer, eingehende Gespräche, keine Einführungsgeschenke. Nettotarife multiplizieren wir für die Vergleichsliste mit 1,19. Jahresrabatte bleiben draußen. Mitarbeiterzahl und Gesprächsmenge sind getrennte Größen: Ein Zweierbetrieb kann mehr Telefonverkehr haben als ein Unternehmen mit vierzig Beschäftigten.

Drei Monatsprofile zeigen die Tarifkosten

Die Beispiele machen die Mengen vergleichbar. Wir setzen 2,5 abrechenbare Minuten je Anruf an. Die drei Betriebsgrößen sind Rechenprofile, keine Branchenmittelwerte. Bei jedem Anbieter verwenden wir die günstigste der hier betrachteten passenden Tarifstufen für diese Menge; Funktionsunterschiede bleiben bestehen.

• 2 Personen, 60 Anrufe, 150 Minuten: IONOS Flex 53,70 Euro; Placetel Grow inklusive Rufnummer 104,72 Euro; fonio Solo 141,61 Euro.
• 10 Personen, 240 Anrufe, 600 Minuten: IONOS All-Flat Advanced 99,00 Euro; Placetel Grow inklusive Rufnummer 104,72 Euro; fonio Solo 141,61 Euro.
• 40 Personen, 720 Anrufe, 1.800 Minuten: IONOS All-Flat Advanced 99,00 Euro; Placetel Professional inklusive Rufnummer 255,85 Euro; fonio Solo mit acht Zusatzpaketen 284,41 Euro.
• Rechenweg für 60 IONOS-Anrufe: 39 + (60 − 30) × 0,49 = 53,70 Euro. Für Placetel bei 1.800 Minuten: (149 + 9 + 300 × 0,19) × 1,19 = 255,85 Euro.
• Diese Beträge decken den Tarif ab. Rufumleitungen des bisherigen Telefonanbieters, Weiterleitungsgespräche, Einrichtung und Pflege sind darin nicht enthalten.

Ein günstiger Tarif kann am zweiten Anruf scheitern

Gleichzeitige Gespräche ändern die Auswahl. fonio Solo erlaubt nur einen gleichzeitigen Anruf. Für drei parallele Gespräche nennt Team 359 Euro netto mit 3.600 Minuten, also 427,21 Euro inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Solo-Zahl im großen Beispiel ist deshalb keine Empfehlung für eine besetzte Zentrale.

Auch Funktionen verschieben den Preis: IONOS führt Kalenderbuchung erst bei Flex Pro und All-Flat auf. Wer sie bei 60 Anrufen braucht, vergleicht deshalb 69 Euro für Flex Pro statt 53,70 Euro für Flex. Ein billiger Rückrufzettel und ein eingetragener Termin sind unterschiedliche Leistungen.

Legen Sie vor der Auswahl genau einen Ablauf fest: Nachricht aufnehmen, Termin eintragen oder an einen Menschen übergeben. Die Unterschiede beschreibt unser Leitfaden zur Telefonassistenz im Handwerk. Für einen Betrieb mit Verkaufs- und Serviceanrufen zeigt der Autohaus-Beitrag die Trennung der Rufnummern.

Abgebrochene Gespräche bleiben ein eigener Rechnungsposten

Ein früher Abbruch kann die Rückrufnotiz unbrauchbar machen. Ob dafür eine Gutschrift entsteht, ist in den drei gelesenen Preisquellen nicht eindeutig geregelt. Setzen Sie deshalb nicht automatisch null Euro an. Die Gegenprobe für den Anbieter lautet: Was wird berechnet, wenn jemand nach zwanzig Sekunden auflegt, schweigt oder dieselbe Frage dreimal wiederholt?

Für den Vergleich zählen abrechenbare Minuten, nicht bloß die Gesprächsdauer einer Stoppuhr. Lassen Sie sich Mindestdauer, Rundung je Gespräch und das Ende der Berechnung nach einer Übergabe schriftlich nennen. Eine kleine Rundungsregel kann aus einem kurzen Gespräch eine volle Rechnungseinheit machen. Sensitivitätsrechnung: Würden 720 Gespräche von jeweils 2,5 tatsächlichen Minuten einzeln auf drei Minuten gerundet, wären es 2.160 abrechenbare Minuten. Placetel Professional läge dann bei 336,55 Euro brutto; diese Rundung ist eine Annahme, keine bestätigte Tarifregel.

Weiterleitungen verdienen eine eigene Zeile. Placetel berechnet für externe Ziele 0,05 Euro netto je Minute. Angenommene 100 Weiterleitungsminuten ergänzen die Rechnung um 5 Euro netto beziehungsweise 5,95 Euro brutto. Dazu kann die Umleitung Ihrer bisherigen Rufnummer kommen. Schweigen ist selten ein Geschäftsmodell.

Die Einrichtung gehört in den ersten Jahresplan

Die Einrichtung kostet auch ohne Einrichtungsrechnung Arbeitszeit. Unser Budgetbeispiel setzt vier interne Stunden zu je 60 Euro an: 240 Euro für Gesprächsablauf, Rückrufziele und Testfälle. Dazu kommt eine Stunde monatliche Kontrolle zu 60 Euro. Das sind eigene Planwerte, kein Angebot von Thümmler AI.

Bei externer Unterstützung nennt Placetels Preisliste beispielsweise 290 Euro netto für drei Einrichtungsstunden. Ein solcher Dienstleisterposten ersetzt nur die Arbeiten, die sein Auftrag umfasst; er macht die Freigabe durch den Betrieb nicht überflüssig.

Rechnen wir mit fonio Solo aus der mittleren Zeile, diesmal netto und einschließlich interner Arbeit: 119 Euro Tarif + 60 Euro Kontrolle + 240 ÷ 12 Euro Einrichtung = 199 Euro pro Monat im ersten Jahr. Bei angenommenen 192 brauchbaren Notizen aus 240 Anrufen sind das 1,04 Euro je brauchbarer Notiz. Die reine Tarifrechnung von 119 ÷ 240 = 0,50 Euro je Anruf verdeckt diesen Unterschied.

Diese Prüfliste passt neben das Anbieterangebot

Die vollständige Rechnung braucht sieben ausgefüllte Zeilen. Kopieren Sie diese Liste für jedes Angebot und tragen Sie offene Angaben als „nicht genannt“ ein. Eine leere Zelle ist kein kostenloser Posten. Die letzte Zeile verhindert, dass ein günstiges Paket trotz unerledigter Rückrufe gut aussieht.

• 1. Regelmonat: Tarif ___ Euro; enthalten ___ Anrufe oder ___ Minuten; Umsatzsteuer enthalten: ja/nein.
• 2. Mehrverbrauch: Preis ___; Paketgröße ___; Rundung je Gespräch ___; Verfall ungenutzter Einheiten ___.
• 3. Telefonie: Rufnummer ___; Umleitung zum Assistenten ___; Weiterleitung zum Menschen ___; parallele Gespräche ___.
• 4. Einrichtung: einmalig extern ___ Euro plus intern ___ Stunden × ___ Euro.
• 5. Laufender Aufwand: Kontrolle ___ Stunden; Änderungen ___ Euro; zusätzliche Software ___ Euro.
• 6. Abbruchfälle: zwanzig Sekunden ___; Schweigen ___; technische Störung ___; Gutschriftregel ___.
• 7. Ergebnis: Monatsgesamtkosten ___ Euro ÷ brauchbare Rückrufnotizen ___ = ___ Euro je Ergebnis.

Der nächste Schritt ist ein begrenzter Telefonversuch

Ein enger Versuch schützt das Budget. Nehmen Sie zunächst eine Rufnummer und einen klaren Zeitraum. Lassen Sie zehn vorher aufgeschriebene Fälle durchspielen: normale Rückrufbitte, unverständlicher Name, fehlende Nummer, zweimaliger Anruf, Abbruch, Schweigen, Frage außerhalb des Auftrags, Weiterleitung, besetztes Ziel und Terminwunsch. Dokumentieren Sie jeweils Ergebnis, berechnete Einheit und nötige Nacharbeit.

Rechnet sich der Assistent automatisch ab einer bestimmten Anrufzahl? Nein. Wenn die Notizen unbrauchbar bleiben oder niemand zurückruft, fehlt das Ergebnis auch bei einer Flatrate. Müssen Sie sofort ein Jahr buchen? Für den Vergleich oben ist das nicht nötig; längere Bindung lohnt erst nach einem funktionierenden Ablauf.

Nehmen Sie heute die Anrufliste der letzten vier Wochen, tragen Sie Menge und Dauer in die sieben Zeilen ein und verlangen Sie für offene Abrechnungsregeln eine schriftliche Antwort. Wenn Gesprächsablauf und Übergabe eingerichtet werden sollen, beschreibt unsere Leistung zur KI-Telefonassistenz den passenden nächsten Schritt.