KI-Telefonassistent Handwerk: drei Modelle, eine Empfehlung

Drei Modelle stehen zur Wahl, nicht zwanzig Anbieter

Der Anbietername entscheidet wenig. Entscheidend ist, was nach dem Auflegen passiert, und dafür gibt es im Handwerk genau drei Bauarten: Die KI nimmt an und schickt eine Nachricht, die KI nimmt an und trägt den Vorgang in die Handwerkersoftware ein, oder die KI stellt bekannte Nummern sofort an ein Mobiltelefon durch.

Die Betriebsgröße entscheidet mit. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks zählt für 2025 1.038.126 Betriebe und rund 6 Millionen Beschäftigte, das sind 5,8 Personen je Betrieb, aus beiden Zahlen selbst gerechnet. Der typische Kunde dieser Werkzeuge hat also kein Büro, sondern ein Mobiltelefon in der Jackentasche.

Diese drei Modelle kosten unterschiedlich viel und lösen unterschiedliche Probleme. Die Tarife unten sind Listenpreise vom 26. September 2026.

Modell eins meldet, erledigt aber nichts

Die Nachricht ersetzt keinen Rückruf. fonio nimmt nach Anbieterangabe den Anruf an, transkribiert das Anliegen und schickt es per E-Mail, WhatsApp oder SMS, wenn niemand erreichbar ist. HalloPetra liefert nach Anbieterangabe Tagesberichte per WhatsApp darüber, welche Anrufe angenommen und welche Termine gebucht wurden.

Der Haken steckt in der Preisliste. WhatsApp ist bei HalloPetra kein Bestandteil des Telefontarifs, sondern kostet nach Anbieterangabe 39 Euro im Monat zusätzlich zu den 99 Euro der Stufe Einzelkämpfer. Bei 40 Anrufen im Monat sind das 138 Euro und damit 3,45 Euro je Anruf, gerechnet mit den 250 Freiminuten des Tarifs.

Dieses Modell taugt für Betriebe, die ohnehin abends zurückrufen. Es verschiebt die Arbeit auf den Feierabend, statt sie abzunehmen, und der Kunde wartet in der Zwischenzeit auf drei andere Angebote.

Modell zwei schreibt in die Software, die Sie schon haben

Der Eintrag im System ist der eigentliche Gewinn. HERO Voice qualifiziert nach Anbieterangabe das Anliegen mit gezielten Fragen, fasst jeden Anruf zusammen, liefert ein Transkript und erstellt weiterführende Aufgaben wie Rückrufnotiz oder Angebot, und zwar direkt im System. Bis zu fünf Gespräche laufen dabei parallel.

Meisterwerk beschreibt seinen als neu gekennzeichneten Assistenten Maxi knapper: Er nimmt Anrufe an und legt Termine an. Preis, Freiminuten und Minutenpreis nennt die Preisseite dazu nicht, während das Basispaket mit drei Nutzern dort mit 59 Euro im Monat bei Jahreszahlung steht. HalloPetra schreibt die Daten nach Anbieterangabe ebenfalls in die vorhandene Handwerkersoftware.

Die Bedingung ist hart: Das Modell lohnt nur, wenn der Betrieb die passende Software bereits täglich benutzt. Wer Aufträge auf Zetteln führt, bekommt hier eine zweite Ablage statt einer ersten Entlastung.

Modell drei stellt durch, und das ist oft genug

Durchstellen schlägt Protokollieren, wenn der Chef erreichbar ist. fonio leitet nach Anbieterangabe an die passende Ansprechperson weiter und nennt als Kriterien unter anderem bekannte Rufnummern und den Wunsch des Anrufers. HERO Voice sieht eine Weiterleitung an Mitarbeitende besonders für Notfälle vor.

Praktisch heißt das: Der Stammkunde und der Auftraggeber landen in zwei Sekunden auf dem Mobiltelefon, der unbekannte Anrufer wird qualifiziert und protokolliert. Damit sinkt die Gesprächszeit der KI drastisch, und genau die Gesprächszeit wird abgerechnet.

Eine Grenze nennt HERO selbst: Starke Dialekte werden noch nicht zuverlässig erfasst. Ein Assistent, der den Stammkunden nicht versteht, ist eine teure Warteschleife.

Die Freiminuten entscheiden, nicht die Grundgebühr

Die Grundgebühr ist bei allen vier Tarifen der kleinere Posten. Gerechnet ist mit 2,5 Minuten je Gespräch, einer gesetzten Annahme, und mit den Listenpreisen von HERO, fonio und HalloPetra bei Jahreszahlung. Die Zeilen sind mit python3 gerechnet: Kosten gleich Grundgebühr plus die Minuten oberhalb des Freikontingents mal Minutenpreis.

• 40 Anrufe, 100 Minuten: HERO Select 71,00 Euro (1,77 je Anruf), fonio Solo 99,00 Euro (2,48), HalloPetra Einzelkämpfer 99,00 Euro (2,48), HERO OS 109,00 Euro (2,73)
• 120 Anrufe, 300 Minuten: fonio Solo 99,00 Euro (0,82 je Anruf), HalloPetra 114,00 Euro (0,95), HERO Select 131,00 Euro (1,09), HERO OS 139,00 Euro (1,16)
• 300 Anrufe, 750 Minuten: fonio Solo 99,00 Euro (0,33 je Anruf), HERO OS 229,00 Euro (0,76), HalloPetra 249,00 Euro (0,83), HERO Select 266,00 Euro (0,89)
• Kipppunkt eins: Ab 78 Anrufen im Monat ist HERO Select teurer als fonio Solo, weil 60 Freiminuten zu 0,30 Euro nachgekauft werden
• Kipppunkt zwei: Ab 100 Anrufen im Monat reißen die 250 Freiminuten von HalloPetra, danach kostet jede Minute 0,20 bis 0,30 Euro extra
• Gegenprobe Mensch: Dieselben 300 Minuten kosten zum Mindestlohn von 13,90 Euro 69,50 Euro, also 58 Cent je Anruf

Was ich an Ihrer Stelle täte

Beim Zwei-Mann-Betrieb würde ich mit Modell drei anfangen. Konkret: Weiterleitung nach dem vierten Klingeln an den Assistenten, bekannte Nummern sofort durchstellen, alle übrigen Anrufer qualifizieren lassen, und die Zusammenfassung an eine Adresse statt an drei. Damit bleibt die Gesprächszeit unter den Freiminuten des günstigsten Tarifs.

Ja, wenn der Betrieb eine feste Rufnummer hat, Anrufe auf der Baustelle regelmäßig verloren gehen und ein Auftrag im dreistelligen Bereich liegt: Bei 852 Euro Jahreskosten für HERO Select mit 40 Anrufen im Monat reicht ein geretteter Auftrag. Nein, wenn der Betrieb ausgelastet ist und Neukunden ohnehin abgewiesen werden, oder wenn die Kundschaft stark Dialekt spricht.

Modell zwei lohnt ab etwa fünf Personen und nur mit vorhandener Handwerkersoftware. Modell eins würde ich in keinem Fall allein einsetzen. Wie die gleiche Trennung nach Rufnummern in anderen Branchen ausfällt, steht im Beitrag zum Autohaus und im Beitrag zur Kfz-Werkstatt.

Häufige Fragen

Was kostet der günstigste Einstieg? HERO Select steht bei Jahreszahlung mit 59 Euro im Monat und 60 Voice-Minuten in der Liste, danach 0,30 Euro je Minute. Das reicht für 24 Gespräche zu 2,5 Minuten, also für einen sehr ruhigen Monat.

Brauche ich dafür eine neue Telefonanlage? Nein. Alle vier Anbieter arbeiten über eine Weiterleitung auf eine eigene Rufnummer; bei fonio kostet jede weitere Rufnummer nach Anbieterangabe 7 Euro im Monat.

Spart das eine Bürokraft? Die Rechnung von HalloPetra stellt den 99 Euro eine Vollzeit-Bürokraft mit rund 3.500 Euro gegenüber. Das vergleicht eine Rufannahme mit einer Stelle, die Angebote schreibt und Rechnungen stellt. Je Minute gerechnet ist der Mensch mit 58 Cent günstiger als jeder der vier Tarife.

Die Preise sind Listenpreise der Anbieter vom 26. September 2026, und die 2,5 Minuten je Gespräch sind eine gesetzte Annahme, keine Messung.

Der nächste Schritt

Zählen Sie eine Woche lang die Anrufe, nicht die Minuten. Die Anrufliste des Mobiltelefons reicht: Notieren Sie angenommene und verpasste Anrufe getrennt und markieren Sie die bekannten Nummern. Der Anteil bekannter Nummern sagt Ihnen direkt, wie viel Modell drei einspart, denn diese Gespräche kosten dann keine Assistenzminute.

Liegen Sie unter 20 verpassten Anrufen im Monat, lassen Sie es. Liegen Sie darüber, hören Sie sich in der Hörprobe zum KI-Telefon an, wie ein solcher Assistent klingt. Einrichtung, Ansage und Weiterleitungsregeln beschreibt unsere Leistung zum KI-Telefonassistenten; wie Sie Kosten je Vorgang selbst nachrechnen, zeigt der Beitrag zu den KI-Kosten.