KI-Kompetenz nachweisen: eine Seite reicht für Artikel 4

Sie sind Betreiber, nicht Anbieter

Wer ein KI-Werkzeug einkauft und im Betrieb einsetzt, ist nach der KI-Verordnung Betreiber: eine Person oder Firma, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet und nicht nur privat. Anbieter ist nur, wer selbst entwickelt oder unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Diese Unterscheidung entscheidet über fast alles Weitere, und für den Normalfall im Büro lautet sie: Betreiber.

Artikel 4 trifft beide Rollen. Er verlangt, dass Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und der Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung der Systeme befasst sind. Nach den Fragen und Antworten der Europäischen Kommission zählen dazu je nach Risiko auch Dienstleister.

Drei Daten, die den Zeitdruck erklären

Die Pflicht selbst ist nicht neu: Sie gilt laut Kommission seit dem 2. Februar 2025. Neu ist, dass sie seit dem 3. August 2026 von den nationalen Marktüberwachungsbehörden überwacht und durchgesetzt wird.

Dazwischen liegt eine Änderung, die viele Betriebe überrascht: Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 steht seit dem 24. Juli 2026 im Amtsblatt und hat Artikel 4 neu gefasst. Die geltende Fassung verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz; ein bestimmtes Kompetenzniveau je einzelner Person nennt sie nicht. Kommission und Mitgliedstaaten sollen praktische Beispiele bereitstellen, das KI-Gremium Empfehlungen zu gemeinsamen Zielen beschließen. Wer daraus liest, die Pflicht sei entfallen, liegt falsch: Maßnahmen bleiben verlangt.

Wer in Deutschland fragt

Seit dem 29. Juli 2026 gilt das Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung künstlicher Intelligenz. Die Bundesnetzagentur ist damit Marktüberwachungsbehörde, zentrale Anlaufstelle und Beschwerdestelle. Sie nennt in ihrer Mitteilung ausdrücklich KI im Personalmanagement, in kritischer Infrastruktur und in der Bildung als Bereiche ihrer Aufsicht.

Für kleine und mittlere Unternehmen betreibt die Behörde einen KI-Service-Desk mit einem Onlinewerkzeug zur Einstufung der Risikoklasse und mit Unterstützung beim Aufbau von KI-Kompetenz. Das ist die Stelle, an die eine Beschwerde geht, und zugleich die Stelle, die Auskunft gibt. Beides spricht dafür, den eigenen Stand aufzuschreiben, bevor jemand fragt.

Der Nachweis, Zeile für Zeile

Eine Seite genügt. So sieht sie für einen erfundenen Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten aus; ersetzen Sie die Angaben durch Ihre eigenen.

• Stand und Verantwortung: 20.09.2026, verantwortlich die Geschäftsführung, nächste Durchsicht am 01.04.2027.
• Unsere Rolle: Betreiber. Wir kaufen KI-Werkzeuge ein und entwickeln keine eigenen KI-Systeme.
• Eingesetzte Systeme und Zweck: Chatwerkzeug für Angebots- und Mailtexte, Übersetzung von Produkttexten, Besprechungsnotizen im Videosystem.
• Wer nutzt sie: sechs Beschäftigte im Büro und zwei im Verkauf. In der Werkstatt keine Nutzung.
• Maßnahme 1: Einweisung von 90 Minuten am 12.09.2026, Teilnehmerliste im Anhang, Inhalte siehe nächster Abschnitt.
• Maßnahme 2: einseitige Nutzungsregel, gültig ab 15.09.2026, ausgehändigt und unterschrieben.
• Maßnahme 3: Neue Beschäftigte erhalten die Einweisung in der ersten Arbeitswoche, verantwortlich ist die Büroleitung.
• Maßnahme 4: Wird ein neues KI-Werkzeug eingeführt, wird diese Seite vorher ergänzt.

Was die Einweisung abdecken muss

Die Kommission nennt vier Mindestschritte: ein allgemeines Verständnis von KI, die Klärung der eigenen Rolle, die Frage, welche Kenntnisse der jeweilige Einsatz verlangt, und daraus abgeleitete Maßnahmen. Übersetzt in eine Tagesordnung für 90 Minuten:

• Wie ein Sprachmodell antwortet und warum es falsche Angaben erfindet, an zwei Beispielen aus dem eigenen Betrieb.
• Welche Werkzeuge bei uns erlaubt sind, in welchem Tarif, und welche ausdrücklich nicht.
• Was nicht eingegeben wird: Gesundheitsdaten, Bewerbungen, Passwörter, vollständige Kundendatensätze.
• Wer prüft, bevor etwas hinausgeht: Preise, Termine und Rechtsaussagen werden immer gegengelesen.
• Was bei einem Fehler zu tun ist und wer informiert wird.
• Wer Fragen beantwortet, mit Name und Durchwahl.

Kein Zertifikat kaufen

Die Kommission stellt in ihren Fragen und Antworten klar, dass kein Zertifikat erforderlich ist und interne Aufzeichnungen genügen. Ihre Sammlung von Praxisbeispielen enthält sogar den Hinweis, dass das Nachbilden dieser Beispiele keine Vermutung der Einhaltung begründet. Ein gekauftes Siegel ersetzt also weder die Einweisung noch die Seite, auf der steht, wer wann eingewiesen wurde.

Wer trotzdem eine externe Schulung bucht, sollte die Teilnehmerliste und die Inhalte in den Nachweis aufnehmen. Der Beleg ist die Liste, nicht die Urkunde.

Für wen eine Seite nicht reicht

Drei Fälle verlangen mehr. Erstens: KI in der Bewerberauswahl, in der Leistungsbewertung oder in der Schichtplanung. Das ist Personalmanagement, und genau dieses Feld führt die Bundesnetzagentur in ihrer Zuständigkeit auf. Hier gehören die Kenntnisse der beteiligten Personen ausführlicher beschrieben, dazu die Frage, wer die Vorschläge des Systems überstimmen darf.

Zweitens: Sie bauen KI in Ihr eigenes Produkt ein oder bieten sie unter Ihrem Namen an. Dann sind Sie Anbieter, und Artikel 4 ist die kleinste Ihrer Pflichten. Drittens: kritische Infrastruktur und Bildung, ebenfalls ausdrücklich genannt. In allen drei Fällen ist die Einstufung der Risikoklasse der erste Schritt, und dafür gibt es das Onlinewerkzeug des KI-Service-Desks.

Was wir tun würden

Setzen Sie 90 Minuten mit allen an, die KI benutzen, schreiben Sie danach die Seite von oben und datieren Sie beides. Legen Sie die Nutzungsregel dazu, die ohnehin für den Datenschutz gebraucht wird: Wer regelt, welche Angaben in ein Chatfenster dürfen, hat dieselbe Frage schon beantwortet, die beim Schwärzen von Kundendaten vor dem Prompt auftaucht. Zwei Termine im Kalender reichen für den Rest des Jahres: die Durchsicht im Frühjahr und die Ergänzung bei jedem neuen Werkzeug.

Wir würden dafür kein Geld ausgeben, solange die Nutzung im Büro bleibt. Ein bezahltes Programm lohnt sich erst, wenn KI in Personalentscheidungen oder in ein eigenes Produkt einzieht. Wenn Sie den ersten Ablauf ohnehin gerade einführen, nehmen Sie die Einweisung in denselben Termin wie den ersten Test eines KI-Ablaufs; die Leistungen zu internen KI-Abläufen zeigen, wo wir dabei unterstützen. Unsere Angaben geben den Stand der genannten Quellen am Prüfdatum wieder und ersetzen keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Gilt das auch bei fünf Beschäftigten? Ja. Die KI-Verordnung knüpft Artikel 4 nicht an eine Größe. Der Umfang der Maßnahmen darf aber zum Einsatz passen, und im kleinen Büro ist das eine Einweisung und eine Seite.

Zählen Aushilfen und externe Dienstleister mit? Der Artikel nennt Personen, die im Auftrag des Betriebs mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Die Kommission bezieht darin je nach Risiko auch Dienstleister ein. Wer für Sie mit KI arbeitet, gehört auf die Teilnehmerliste.

Drohen Bußgelder? Die Kommission verweist für Sanktionen ab August 2026 auf das nationale Recht und beschreibt ein abgestuftes Vorgehen. Wichtiger als die Höhe ist die Frage, was Sie vorlegen können, wenn die Bundesnetzagentur als Beschwerdestelle nachfragt.